(Primera Sección) DIARIO OFICIAL Jueves 12 de julio de 2018
5. De la contratación de sistemas informáticos o tecnologías de la información a través del mecanismo denominado “retos públicos” Bases: A fin de disponer de mejores tecnologías de información que apoyen en esta materia al Instituto, así como incentivar la libre participación de los interesados, se promoverá el mecanismo denominado “retos públicos” que permita desarrollar sistem as informáticos o solución tecnológica que mejor se adapten a sus requerimientos técnicos y económicos. Lineamientos: Las unidades administrativas a partir de las necesidades que tengan para el cumplimiento de sus responsabilidades, analizarán la posibilid ad de realizar un reto público a fin de solicitar a los interesados sus propuestas de desarrollo de software libre, bajo estándares abiertos, y cuyo uso no esté condicionado al pago de un derecho de propiedad intelectual o industrial, a efecto de proponer contratación sujetándose a las disposiciones de este Reglamento. 6. De la suscripción de convenios específicos derivados de la celebración de Contratos Marco de la Secretaría de la Función Pública Base: El Instituto podrá realizar la contratación de servic ios, arrendamientos y bienes a través de los convenios específicos derivados de los contratos marco que tenga suscritos la Secretaría de la Función Pública, siempre y cuando se determine que los mismos permitan obtener las mejores condiciones en calidad, p recio y oportunidad. Lineamientos: Los convenios específicos derivados de los contratos marco a que se refiere el artículo 18 del Reglamento, son los instrumentos jurídicos que podrá celebrar el Instituto con uno o más posibles proveedores, mediante los cuales se establecen de manera general las especificaciones técnicas y de calidad, alcances, precios y condiciones que regularán la adquisición o arrendamiento de bienes o la prestación de servicios que se formalizarán, con fundamento en la fracción XII del artículo 41 del Reglamento. La celebración de los convenios específicos derivados de los contratos marco no estará sujeta a los procedimientos de contratación previstos en el Reglamento. En dicha celebración, se atenderán los principios de economía, eficac ia, eficiencia, imparcialidad y honradez que aseguren las mejores condiciones para el Instituto, mismos que deberán contener dichos instrumentos jurídicos. Las modificaciones a los convenios específicos derivados de los contratos marco que las partes acuer den realizar, deberán formalizarse a través de convenios modificatorios. En los procedimientos de contratación que se realicen con fundamento en la fracción XII del artículo 41 del Reglamento, la investigación de mercado que soporte la contratación, se con siderará realizada con la que llevó a cabo la Secretaría de la Función Pública para celebrar el contrato marco. El Instituto podrá adquirir o arrendar los bienes o contratar los servicios objeto de los contratos marcos celebrados, sólo en los casos en que se acredite con una investigación de mercado, que derivará en mejores condiciones en cuanto a precio, calidad, oportunidad y demás circunstancias pertinentes. CAPÍTULO III DE LA PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
- Proceso de planeación programación presupuestación
Bases:
El proceso de planeación-programación-presupuestación que lleve a cabo el Instituto permitirá definir para
cada ejercicio presupuestal las acciones y lineamientos enfocadas al cumplimiento de las funciones y
objetivos que tiene a su cargo, lo cual habrá de traducirse en acciones de mediano y corto plazo en donde se
precisen las estrategias y directrices generales a seguir, los programas a cumplir, los responsables,
instrumentos de acción, las metas, tiempos, mecanismos de ejecución, así como la cuantificación y asignación
de los recursos humanos y materiales necesarios para el cumplimiento de las metas establecidas para los
períodos propuestos.
Lo anterior comprenderá las tareas de formulación, discusión, aprobación, ejecución, cont rol y evaluación
del presupuesto atendiendo las prioridades del Instituto.
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Lineamientos: En cada ejercicio presupuestal, tanto la Dirección General de Administración como las unidades responsables, atendiendo al cumplimiento de los objetivos y funciones qu e tienen a su cargo dentro del Instituto, deberán identificar las necesidades de bienes, arrendamientos y servicios que les permitan formular sus propuestas de programas, información que se integrará en la propuesta de presupuesto que se envíe para la autorización de la Cámara de Diputados. Una vez aprobado el presupuesto del Instituto, la DGA comunicará a las áreas las cifras definitivas, solicitándoles requisitar el formato para integrar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, de a cuerdo con la información requerida, a efectos de someterlo a la dictaminación y autorización correspondiente y llevar a cabo su difusión, prevista en el Reglamento. En la planeación de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, las unidades responsabl es, de acuerdo con sus metas y objetivos, deberán considerar las previsiones de recursos establecidos en sus presupuestos aprobados, así como la existencia de bienes en inventarios y los correspondientes plazos de suministro. Los titulares de las unidades responsables de la planeación de las adquisiciones de bienes, arrendamientos y la contratación de servicios deberán considerar: a) Los objetivos, prioridades y políticas del Plan Nacional de Desarrollo, los programas institucionales, así como las disposiciones legales emitidas sobre la materia. b) Las acciones que garanticen o promuevan la transparencia, el acceso a la información y/o la protección de datos personales. c) Los requerimientos de los programas de conservación, mantenimiento preventivo y correc tivo que garanticen la adecuada operación del Instituto. d) Las necesidades de artículos de papelería, equipo de oficina, mobiliario y consumibles para impresoras, equipo de cómputo, software, desarrollo de sistemas y todo lo relacionado con Tecnologías de la Información. e) Los requerimientos en materia de asesorías, capacitación, estudios e investigaciones y eventos integrales. - De la integración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (PAAAS) Base: La DGA de acuerdo con lo previ sto en los artículos 20 y 21 del Reglamento deberá integrar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (PAAAS) del ejercicio correspondiente, para su publicación a más tardar al 31 de enero, el cual deberá presentarse previamente al Pleno para su aprobación. Lineamientos: Las unidades responsables deberán enviar a la DGA, a más tardar el 15 de diciembre de cada año, el proyecto preliminar de sus necesidades de contratación que deban integrarse en el PAAAS, para el ejercicio presupuestal siguiente. Aprobado el presupuesto por la Cámara de Diputados para el ejercicio que corresponda, la DGA comunicará a las áreas responsables los montos autorizados a cada una de ellas a fin de que ajusten sus proyectos y le envíen la información que permita integrar la versión definitiva del PAAAS, quien verificará dicho cumplimiento. En la integración de dicho programa se deberán considerar los objetivos, metas, previsiones y recursos establecidos en el presupuesto aprobado por la Cámara de Diputados, ajust ándose al calendario financiero que para tales efectos dé a conocer la Dirección de Recursos Financieros. El PAAAS será formulado considerando lo establecido en el artículo 21 del Reglamento, particularmente lo establecido en su fracción VIII. Con la final idad de evitar inventarios excedentes, deberá cuidarse que los requerimientos no superen los consumos históricos de bienes, salvo que el área requirente justifique debidamente la adquisición. De acuerdo con el presupuesto autorizado para adquisiciones, arr endamientos y servicios, la DGA ubicará los montos máximos de actuación que al efecto se establezcan en el Presupuesto de Egresos de la Federación, los cuales presentará al Comité durante su primera sesión ordinaria en cada ejercicio fiscal, para su dictaminación correspondiente. (Primera Sección) DIARIO OFICIAL Jueves 12 de julio de 2018 A más tardar al 31 de enero, una vez aprobado el PAAAS, la DGA lo pondrá a disposición del público en general, a través de COMPRANET y solicitará al titular de la DGTI su publicación en el portal oficial de Internet del Instituto. El PAAAS será de carácter informativo, no implicará compromiso alguno de contratación y podrá ser adicionado, modificado, suspendido o cancelado, sin responsabilidad alguna para el Instituto. Corresponderá al titular de la DRM actualizar trimestralmente el citado programa en el Sistema COMPRANET, con base en la información que envíen las unidades responsables. Los titulares de las unidades responsables, serán los únicos facultados para solicitar a la DGA, la adquisición, arrendamiento o contratación de servicios, de acuerdo con los requisitos y términos señalados en el Reglamento. Las áreas requirentes serán responsables de definir, conjuntamente, con el área técnica las especificaciones correspondientes, volúmenes, muestras, normas de calidad, criterios de evaluación (binario, por puntos y porcentajes, costo-beneficio o de precios de referencia), en su caso, métodos de pruebas y sus mínimos a cumplir, así como tiempos de entrega, justificación y demás requisitos o especificaciones. Asimismo, deberán determinar penas convencionales, deducciones por mala calidad, causas específicas de rescisión, fórmula de ajuste de precios y método para su aplicación, en su caso. CAPÍTULO IV DEL COMITÉ
Funciones del Comité Bases: El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto es un órgano colegiado que apoyará en el cumplimiento del Reglamento y tendrá las funciones que establece el artículo 23 del citado ordenamiento jurídico. Lineamientos: Para el ejercicio de sus funciones el Comité deberá: I. Aprobar los manuales de integración y funcionamiento de los subcomités que constituya para coadyuvar al cumplimiento del Reglamento, las áreas y los niveles jerárquicos de los servidores públicos que los integren, sus atribuciones, así como la forma y términos en que deberán informar al propio Comité de los asuntos que conozcan; II. Establecer su calendario de sesiones ordinarias del ejercicio inmediato posterior, que podrán ser quincenales, mensuales o bimestrales; III. Determinar los rangos de los montos máximos de actuación en que se ubica el Instituto de conformidad con el artículo 42 del Reglamento, a partir del presupuesto autorizado al mismo para las adquisiciones, arrendamientos y servicios; IV. Revisar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios antes de su publicación en COMPRANET y en la página de Internet del Instituto, de acuerdo con el presupuesto aprobado para el ejercicio correspondiente, y V. Recibir por conducto del secretario técnico, las propuestas de modificación a las Bases y Lineamientos formuladas por las áreas contratantes y requirentes, así como dictaminar sobre su procedencia y, en su caso, someterlas a la autorización del Pleno del Instituto o del Comité, respectivamente. El Comité no dictaminará los siguientes asuntos: I. La procedencia de la contratación en los casos de excepción a que se refiere el penúltimo párrafo del artículo 41 del Reglamento; II. Los procedimientos de contratación por montos que se fundamenten en el artículo 42 del Reglamento, y III. Los asuntos cuyos procedimientos de contratación se hayan iniciado sin dictamen previo del Comité. La responsabilidad de cada integrante del Comité quedará limitada al voto que emita respecto del asunto sometido a su consideración, con base en la documentación que le sea presentada, debiendo emitir expresamente el sentido de su voto en todos los casos, salvo cuando exista conflicto de intereses, en cuyo caso deberá excusarse y expresar el impedimento correspondiente.
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2. De los invitados al Comité
Bases:
A fin de que pr oporcione y explique la información que aclare los aspectos técnicos, administrativos o de
cualquier naturaleza que sea de su competencia, podrá solicitarse la presencia de invitados en las sesiones
del Comité.
Lineamientos:
Con relación al artículo 24 del Reglamento, a solicitud del Presidente del Comité se podrá invitar a sus
sesiones a las personas cuya intervención se estime necesaria, para aclarar aspectos técnicos,
administrativos o de cualquier otra naturaleza relacionados con los asuntos sometidos a la consideración de
ese órgano colegiado, quienes tendrán el carácter de invitados, participarán con voz pero sin voto y sólo
permanecerán en la sesión durante la presentación y discusión del tema para el cual fueron convocados.
Los invitados a que se refiere el párrafo anterior suscribirán un documento en el que se obliguen a guardar
la debida reserva y confidencialidad, en caso de que durante su participación tengan acceso a información
clasificada con tal carácter en términos de la Ley General de Transp arencia y Acceso a la Información Pública
y la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
3. Tipo de sesiones del Comité
Base:
A fin de atender los asuntos relativos a sus funciones, el Comité sesionará de manera ordinaria o
extraordinaria, de acuerdo con lo establecido en su Manual de Integración y Funcionamiento.
Lineamientos:
Las sesiones del Comité se celebrarán en los términos siguientes:
I. Serán ordinarias aqu ellas que estén programadas en el calendario anual de sesiones, las cua les se
podrán cancelar cuando no existan asuntos a tratar.
Serán extraordinarias las sesiones del Comité que se convoquen para tratar asuntos de carácter
urgente debidamente justificados, previa solicitud formulada por el titular de la unidad responsable;
II. En cualquier caso, se llevarán a cabo cuando asista la mayoría de los miembros con derecho a voz y
voto;
III. Las decisiones y acuerdos del Comité se tomarán de manera colegiada por mayoría de votos de los
miembros con ese derecho a voz y voto presente s en la sesión correspondiente y, en caso de
empate, el presidente tendrá voto de calidad;
IV. Las sesiones sólo podrán llevarse a cabo cuando se cuente con la presencia de su presidente o su
suplente;
V. La convocatoria de cada sesión, junto con el orden del día y los documentos correspondientes a
cada asunto, se entregarán en forma impresa o, de preferencia, por medios electrónicos a los
participantes del Comité cuando menos con dos días hábiles de anticipación a la celebración de las
sesiones ordinarias y con un día hábil de anticipación para las extraordinarias. La sesión sólo podrá
llevarse a cabo cuando se cumplan los plazos indicados;
VI. Los asuntos que se sometan a consideración del Comité, deberán presentarse en el formato que el
mismo órgano consi dere conveniente, y tratándose de las solicitudes de excepción a la licitación
pública, invariablemente deberá contener un resumen de la información y la relación de la
documentación soporte que se adjunte para cada caso.
La solicitud de excepción a la lic itación pública y la documentación soporte que como constancia de
la contratación, deberán ser firmadas por el titular del área requirente o área técnica, según
corresponda.
El formato a que se refiere el primer párrafo de esta fracción, deberá estar firma do por el secretario
técnico, quien será responsable de que la información contenida en el mismo corresponda a la
proporcionada por las áreas respectivas;
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VII. Una vez que el asunto sea analizado y dictaminado por el Comité, el formato a que se refiere la
fracción anterior deberá ser firmado, en la propia sesión, por cada asistente con derecho a voto.
Cuando de la solicitud de excepción a la licitación pública o documentación soporte presentada por el
área requirente, o bien del asunto presentado, no se desprendan, a juicio del Comité, elementos
suficientes, para dictaminar el asunto de que se trate, éste deberá ser rechazado, lo cual quedará
asentado en el acta respectiva, sin que ello impida que el asunto pueda ser presentado en una
subsecuente ocasión a consideración del Comité, una vez que se subsanen las deficiencias
observadas o señaladas por éste.
En ningún caso el Comité podrá emitir su dictamen condicionado a que se cumplan determinados
requisitos o a que se obtenga documentación que sustente o justifique la contratación que se
pretenda realizar.
Los dictámenes de procedencia a las excepciones a la licitación pública que emita el Comité, no
implican responsabilidad alguna para los miembros del Comité respecto de las acciones u omisiones
que posteriormente se generen durante el desarrollo de los procedimientos de contratación o en el
cumplimiento de los contratos;
VIII. De cada sesión se elaborará acta que será aprobada y firmada por todos los que hubieran asistido a
ella. En dicha acta se deberá señalar el sentido de los acuerdos tomados por los miembros con
derecho a voto y, en su caso, los comentarios relevantes de cada asunto. Los asesores y los
invitados firmarán únicamente el acta como constancia de su asistencia o participación y como
validación de sus comentarios. La copia del acta debidamente firmada, deberá ser integrada en la
carpeta de la siguiente sesión;
IX.
El orden del día de las sesiones ordinarias, contendrá un apartado correspondiente al seguimiento de
acuerdos emitidos en las sesiones anteriores. En el punto correspondiente a asuntos generales, sólo
podrán incluirse los de carácter informativo;
X.
En la última sesión de cada ejercicio fiscal se presentará a consideración del Comité el calendario de
sesiones ordinarias del siguiente ejercicio, y
XI.
El contenido de la información y documentación que se someta a consideración del Comité será de la
exclusiva responsabilidad de la unidad responsable que las formule.
4.
Del informe trimestral
Bases:
A fin de sugerir recomendaciones tendientes a mejorar o corregir los procesos de contratación y
administración de los contratos, así como para ejecutar en tiempo y forma el Programa Anual de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, se presentará al Comité un informe trimestral de resultados
generales de las contrataciones que se realicen y la conclusión de las mismas.
Lineamientos:
El informe trimestral a que se refiere la fracción V del artículo 23 del Reglamento, se suscribirá y
presentará por el presidente del Comité en la sesión ordinaria inmediata posterior a la conclusión del trimestre
de que se trate, el cual contendrá los siguientes aspectos:
I.
Una síntesis sobre la conclusión y los resultados generales de las contrataciones realizadas con
fundamento en los artículos 41 y 42 del Reglamento, así como de las derivadas de licitaciones
públicas;
II.
Una relación de los siguientes contratos y/o pedidos:
a)
Aquellos en los que los proveedores entregaron con atraso los bienes adquiridos o prestaron
con atraso los servicios contratados;
b)
Los que tengan autorizado diferimiento del plazo de entrega de bienes adquiridos o prestación
de los servicios contratados;
c)
Aquellos en los que se les haya aplicado alguna penalización;
d)
Aquellos en que se hubiere agotado el monto máximo de penalización previsto en las Bases y
Lineamientos, detallando el estado actual en que se encuentren dichos contratos a la fecha de
elaboración del informe;
e)
Los que hayan sido rescindidos.
f)
Aquellos que hayan sido concluidos anticipadamente o suspendidos temporalmente, y
g)
Los que se encuentren terminados sin que se hayan finiquitado y extinguido los derechos y
obligaciones de las partes;