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Circulaire n° 25 du 5 mai 2012 portant application du décret -loi n° 2011 -41 du 26 mai
2011 relatif à l'accès aux documents administratifs des organismes publics
Le chef du gouvernement à Mesdames et Messieurs les Ministres et Secrétaires d’État, Mesdames e t
Messieurs les Gouverneurs, Présidents des municipalités et Directeurs des établissements et entreprises
publics.
Objet : Accès aux documents administratifs des organismes publics
Textes de référence :
Décret-loi n° 41 -2011 du 26 mai 2011, relatif à l’acc ès aux documents administratifs des
organismes publics, tel que modifié et complété par le décret-loi n° 2011-54 du 11 juin 2011,
Loi organique n° 63 -2004 du 27 juillet 2004 relative à la protection des données à caractère
personnel,
Loi n° 95-1988 du 2 août 1988 relative aux archives,
Loi n° 36-1994 du 24 février 1994 relative à la propriété littéraire et artistique,
Loi n° 32-1999 du 13 avril 1999 relative au système national de la statistique.
Cette circulaire a pour objectif d’interpréter les dispositio ns contenues dans le décret -loi n° 41-2011 du 26 mai
2011, relatif à l’accès aux documents administratifs des organismes publics, qui vise à renforcer la transparence
et à uniformiser les modes et les procédures d’accès du public aux documents administrati fs détenus par les
organismes publics.
En outre, cette circulaire consacre le droit de toute personne, physique ou morale, à l'accès aux documents
administratifs, élaborés ou conservés, par les organismes publics, qu’ils soient des services de l’administra tion
centrale ou régionale, des collectivités publiques locales ou des établissements et entreprises publics, et quels
que soient leur date, leur forme et leur support ou par voie de divulgation proactive de l’organisme public (I) ou
sur demande de la personne concernée (II).
Cette circulaire tend également à expliciter les délais ainsi que les mécanismes de mise en conformité avec les
dispositions du décret -loi n ° 2011 -41 du 26 mai 2011, relatif à l’accès aux documents administratifs des
organismes publics, tel que modifié et complété par le décret-loi n° 2011-54 du 11 juin 2011 (III).
I. Accès aux documents administratifs sur divulgation proactive de l’organisme
public
Premièrement : L’organisme public procède à la publication régulière en ligne des documen ts administratifs
suivants :
A. En ce qui concerne tous les organismes publics : Chaque organisme public publie :
Les missions essentielles qui lui sont dévolues, sa structure organisationnelle, l’adresse de son
siège social, les sièges des services placés sous sa tutelle, leurs numéros de téléphone, leurs
adresses électroniques ainsi qu’une liste nominative des directeurs des services et leurs
tâches respectives,
Les décisions et les politiques qui touchent le public en relation avec l’activité de l’organisme ,
tels que les contrats-programmes, les plans de développement et les plans sectoriels,
Les procédures suivies par l’organisme en vue de prendre une décision concernant des
services liés à ses tâches, à ses attributions et les mécanismes de contrôle du res pect de ces
procédures,
Une liste nominative de son personnel chargé de l’information et des données nécessaires afin
de faciliter le contact avec eux, notamment, leurs numéros de téléphone administratifs, leurs
adresses électroniques et les adresses de leurs postes de travail,
Les manuels de procédures utilisés par les agents afin de fournir les services qui les
concernent,
Les textes juridiques organisant le fonctionnement de l’organisme, tels que les circulaires et les
notes communes,
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La liste des servic es fournis par l’organisme ainsi que toutes les pièces nécessaires afin d’en
bénéficier ainsi que les différentes consultations, projets et programmes exposés au public et
leurs résultats,
Les données sur les programmes de l’organisme, ses réalisations ain si que les résultats des
appels d’offres publics y afférents,
La liste des documents administratifs disponibles par voie électronique ayant trait aux services
fournis par l’organisme, tels que les formulaires administratifs et les cahiers des charges,
Un guide pour aider les usagers de l'organisme public, comprenant les procédures et les délais
de demande des documents administratifs.
B. En ce qui concerne les organismes administratifs spécialisés : En plus des documents
administratifs susmentionnés, chaque or ganisme public spécialisé dans le secteur économique,
financier, social ou statistique qui, en raison de son activité, produit, chacun en ce qui le concerne,
des données économiques, financières, sociales ou statistiques, doit publier régulièrement :
Les d onnées statistiques, économiques et sociales y compris les enquêtes statistiques
désagrégées,
Toute information sur les finances publiques y compris les informations macroéconomiques,
les informations sur la dette publique et sur les actifs et les passifs de l'État, les prévisions et
informations sur les dépenses à moyen terme, toute information sur l'évaluation des dépenses
et de la gestion des finances publiques et les informations détaillées sur le budget, aux niveaux
central, régional et local,
Les informations disponibles sur les services et les programmes sociaux, notamment, dans les
secteurs de l'emploi, de l'éducation, de la formation, de la sécurité et la couverture sociale et la
santé.
Deuxièmement : En tout état de cause, les documents administratifs susmentionnés doivent être disponibles sous
une forme facilement accessible par le public, et si besoin est mis à jour, au moins une fois par an.
Troisièmement : Avant la fin du mois de mai 2013, chaque organisme doit republier la liste des documents
administratifs mentionnés aux points "a" et "b" ci -dessus, accessibles au public, et si besoin, la mettre à jour au
moins une fois par an.
Quatrièmement : Les modalités de publication des documents administratifs :
A. Jusqu'à la mise en conformité totale avec les dispositions du décret -loi n° 41 -2011, c’est-à-dire
avant la fin du mois de mai 2013, chaque organisme public doit immédiatement diffuser les
données et documents administratifs susmentionnés via un site web public.
Si l’organisme public ne dispose pas d’un site web, il doit procéder à sa création avant l’expiration
du délai mentionné ci-dessus.
B. Le site web de l’organisme doit contenir un hyperlien qui renvoie à une page contenant des
données-clés sur les règles d’accès aux documents publics, comprenant ce qui suit :
Un descriptif de la politique d'accès aux documents administratifs, après approbation du
gouvernement,
Le cadre juridique relatif à l’accès aux documents administratifs y compris des liens vers le
texte du décret -loi n° 2011 -41 du 26 mai 20 11 relatif à l’accès aux documents administratifs
des organismes publics, tel que modifié et complété par le décret -loi n° 2011 -54 du 11 juin
2011 ainsi que les textes d’application y afférents,
Tous les rapports qui ont été élaborés par l’organisme public en vue de la mise en œuvre du
décret-loi n° 2011-41, y compris les rapports trimestriels et annuels,
Les formulaires relatifs à la présentation des demandes et des recours ainsi que le service
habilité à les recevoir.
II. Accès aux documents publics sur demande d’une personne physique ou morale
1- En ce qui concerne la présentation des demandes d’accès aux documents
administratifs :
A. L’accès aux documents administratifs par une personne physique ou morale se fait sur
demande écrite adressée à l’agent chargé de l’i nformation et de l'accès aux documents
administratifs auprès de l’organisme public concerné, par lettre recommandée avec accusé
de réception, ou en utilisant les technologies de communication (fax ou e-mail).
B. L’objet de la demande doit concerner un document administratif, qu’il soit en version papier
ou électronique.
C. L’organisme public peut élaborer un modèle simplifié du formulaire de la demande sus
indiquée se limitant aux données nécessaires mentionnées dans l’annexe n° 1 de cette
circulaire.
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D. Si le demandeur du document administratif est incapable de formuler la demande écrite, en
raison d’un état d’incapacité, de déficience physique ou d’incapacité de lire et d’écrire,
l’agent chargé de l’information et de l’accès aux documents administratifs doit lui a pporter
l’assistance nécessaire pour déposer cette demande et remet à l’intéressé une copie
signée et datée en bonne et due forme par l’intéressé, après avoir établi deux exemplaires
à cet effet.
E. Cette demande comporte obligatoirement, conformément aux dis positions de l’art. 8 du
décret-loi n°41 de l’année 2011, s’il s’agit d’une personne physique, son nom, prénom et
adresse ; la dénomination et le siège social, s’il s’agit d’une personne morale. En outre, la
demande doit comporter les précisions nécessaire s relatives aux documents et données
demandés.
F. Si la demande ne comprend pas les conditions minimales requises, l’agent de l’information
et de l’accès aux documents administratifs est tenu d’en informer le demandeur dans les
plus brefs délais. Si l’intéres sé n’est pas parvenu à préparer la demande, pour une raison
quelconque, y compris l’incapacité de déterminer avec la précision requise le document
administratif, l’agent d’information et de l’accès aux documents administratifs doit, si
nécessaire, lui prêt er assistance et l’orienter pour que la demande précitée réponde aux
conditions requises.
G. L’agent chargé de l’information et de l'accès aux documents administratifs doit tenir un
registre numéroté pour l’enregistrement des demandes d'accès aux documents
administratifs, sur lequel sont inscrites les dates de réception et de réponse à ces
demandes par l’organisme public concerné. Un numéro de référence est attribué à chaque
demande et l’agent doit délivrer au demandeur un reçu mentionnant ce numéro.
Ce reçu e st remis à l’intéressé immédiatement après avoir vérifié la conformité de la
demande aux conditions nécessaires mentionnées à la rubrique « E » ci-dessus.
2- En ce qui concerne les documents administratifs, objet de la demande:
En application de l'art.3 du dé cret-loi n° 41 -2011, le principe admis est "le droit d'accès aux documents
administratifs". Toutefois, les dispositions des articles 16 et 17 du décret -loi précité prévoient une série
d'exceptions qui confèrent à l'organisme administratif la faculté de rej eter la demande d'accès aux documents
administratifs.
Ces exceptions sont à titre limitatif comme suit:
A. Le document administratif protégé en vertu de la législation en vigueur, notamment, celle relative à
la protection des données à caractère personnel, a ux droits de la propriété littéraire et artistique
ou également sur décision juridictionnelle, lorsqu'il s'agit d'un document fourni à l'organisme public
concerné à titre confidentiel.
B. Les documents administratifs qui pourraient porter préjudice :
Aux relations entre États ou organisations internationales,
À la formation ou au développement d'une politique gouvernementale efficace,
À la sécurité ou la défense nationale,
À la détection, prévention ou enquête criminelle,
À l'arrestation et le procès en justice des accusés,
À l'administration de la justice, au respect des règles de l'équité,
À la transparence des procédures de passation des marchés publics,
Au processus de délibération, d'échange d'avis et d'opinions, en l'occurrence, les audiences et
les rapports partagés entre les fonctionnaires qui reflètent leurs opinions et leurs points de vue,
Aux procédures d'examen ou d'essai,
Aux intérêts légitimes commerciaux ou financiers de l'organisme public concerné.
C. Afin de garantir le respect du droit d'accès a ux documents administratifs, les exceptions énoncées
ci-dessus dans la rubrique "B" ne sont pas applicables :
Aux documents tombant dans le domaine public, sous réserve de la législation en vigueur,
notamment, la loi relative aux archives et la législation régissant le sys tème national des
statistiques,
Aux documents dont la divulgation est nécessaire en vue d'exposer, d'enquêter ou de
poursuivre des violations manifestes des droits de l'Homme ou crimes de guerre,
Lorsque l'intérêt public général l'emporte sur l'intérêt protégé, en raison d'une menace grave
pour la santé, la sécurité ou l'environnement, du risque d'un acte criminel, de corruption ou de
mauvaise gestion dans le secteur public.
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D. Le classement des documents administratifs par un organisme public ne peut en aucun cas
constituer un motif définitif pour les intégrer dans le champ application des exceptions ci-dessus
énumérées.
E. Lorsqu'il s'agit d'interpréter l'expression "qui pourrait être préjudiciable", la menace doit être réelle,
certaine, et irréparable. Il convient également de justifier ces menaces dans le texte de la décision
du refus ou du rejet de la demande.
F. Toute contrariété entre les articles consacrant le principe de transparence dans le texte du décret-
loi n°41-2011 sus indiqué et les dispositions des lois ou des règlements en vigueur doit être
interprétée selon les règles suivantes :
Le nouveau texte l'emporte sur le texte ancien ;
Prévalence des dispositions spécifiques aux exceptions citées par le décret-loi n°41-2011 sus
indiqué.
G. Lorsqu'une partie des documents administratifs recèle des informations faisant partie intégrante du
champ d'application des exceptions énumérées par le décret-loi n°41-2011 sus indiqué, l'accès à
l'autre partie des documents est possible pourvu que ceux-ci soient séparables.
3- Procédures d'obtention des documents administratifs :
Premièrement : Les délais
A. L’organisme public concerné doit fournir une réponse à toute demande dans un délai n'excédant
pas les 15 jours.
B. Il est possible d'écourter ce délai, si la demande d'accès aux documents administratifs pourrait
avoir des conséquences sur la protection de la vie privée ou sur la liberté d'une personne.
Dans ce cas, l'organisme public concerné doit faire preuve de diligence afin de répondre
d'urgence et sans retard et dans un délai n'excédant pas deux (2) jours ouvrables.
Ce délai peut être prorogé de 15 jours lorsque la demande porte sur plusieurs documents ou
nécessite la consultation d'autres parties, et ce après notification au demandeur.
C. Lorsque l'organisme public concerné ne dispose pas du document requis, il doit, dans les cinq (5)
jours ouvrables à compter à la réception de la demande, soit transférer la demande à l'organisme
public compétent, soit informer le demandeur que la demande n'est pas de son ressort. En cas de
transfert de la demande à un autre organisme, le demandeur doit en être avisé.
D. L'organisme public concerné n'est pas dans l'obligation de répondre plus d'une fois au même
demandeur, en cas de répétition de ses demandes portant sur un même objet sans motif valable.
Deuxièmement : Les cas de figure d'accès aux documents administratifs :
A. Lorsqu'il s'agit de formuler une demande, il est du droit du demandeur de préciser le mode d'accès
aux documents administratifs choisi.
Ces modes d'accès peuvent avoir les formes suivantes :
Consulter sur place des documents administratifs contenant des informations,
Obtenir une version papier du document administratif,
Accéder, le cas échéant, à une version électronique du document administratif,
Recevoir, le cas échéant, une copie manuscrite du texte en forme d'enregistrements
audiovisuels.
B. Il importe à l'organisme public de fournir le document administratif dans la forme prescrite par le
demandeur, conformément au mode d'accès cité dans la rubrique "A" sus indiquée lorsque cela:
N'entrave pas manifestement le fonctionnement de l'organisme,
Ne porte pas préjudice à la protection conférée au document administratif.
C. En tout état de cause, l'organisme public incapable de produire le document administratif dans la
forme prescrite par le demandeur, est tenu de le faire dans la forme qui lui sied.
Troisièmement : La notification
A. Lorsque le droit d'accès aux documents administratifs est possible, l'organisme public concerné est
tenu d'informer le demandeur par écrit :
De la modalité selon laquelle il serait possible d'accéder au document administratif concerné.
Des frais exigibles.
Et le cas échéant, du lieu où il peut accéder au document administratif dans sa version
originale.
B. Lorsque l'organisme public ne dispose pas du document requis, l'organisme public est tenu
d'informer le demandeur en indiquant les motifs du rejet de la demande ainsi que les dispositions