Metodika definice údajů vedených v agendě
Vytvořeno v rámci projektu
Rozvoj datových politik v oblasti zlepšování kvality a interoperability dat veřejné správy CZ.03.4.74/0.0/0.0/15_025/0013983
2
Obsah Obsah ................................ ................................ ................................ ................................ ... 2 Úvod ................................ ................................ ................................ ................................ ..... 3 Provedení analýzy agendových údajů ................................ ................................ ................... 3 Vstupy ................................ ................................ ................................ ............................... 4 Výstupy ................................ ................................ ................................ ............................. 4 Softwarová podpora ................................ ................................ ................................ .......... 5 Nutné základy teorie sémantických slovníků................................ ................................ ...... 5 Nutné základy teorie glosářů ................................ ................................ .......................... 5 Nutné základy teorie konceptuálních modelů ................................ ................................ . 7 Výchozí sémantické slovníky ................................ ................................ ........................... 13 Vypracování sémantického slovníku pojmů agendy................................ ......................... 15 Postup vypracování glosáře pojmů agendy ................................ ................................ .. 15 Postup vypracování konceptuálního modelu agendy ................................ ................... 19 Doplňující techniky k postupu vypracování sémantického slovníku agendy ..................... 28 Komplexní příklad ................................ ................................ ................................ ............ 29 Odvození evidence údajů agendy ................................ ................................ ....................... 32
3
Klíčová aktivita: 03 Návrh a realizace opatření pro zlepšování kvality otevřených dat Indikátor: 8 05 00 Počet napsaných a zveřejněných analytických a strategických dokumentů (vč. evaluačních) Verze: 1.0 Datum: 26. 8. 2022 Úvod Metodika obsahuje doporučené postupy pro definici údajů vedených v agendě v rámci procesu ohlášení a registrace agendy dle zákona č. 111/2009 Sb. Správce informačního systému veřejné správy (ISVS) sloužícího jako agendový informační systém (dále jen správce AIS) ve spolupráci s ohlašovateli agend, které podporuje, musí provést analýzu potřebných a uložených údajů agendy na základě platné legislativy (dále jen údaje potřebné v agendě) a rozdělit je na ● referenční údaje ze základních registrů ● údaje pocházející z jiných agend ● údaje vytvářené v rámci činnosti agendy V rámci analýzy je nutné identifikovat a popsat nejen samotné údaje potřebné v agendě, ale také subjekty práva, které v agendě vystupují v agendových rolích (kontextech), a objekty práva1, které jsou předmětem práv nebo povinností těchto subjektů práva. Identifikované subjekty práva ve svých agendových rolích, objekty práva a údaje potřebné v agendě o těchto subjektech a objektech práva pak musí ohlašovatel agendy, s případnou podporou správce agendového informačního systému, ohlásit do registru práv a povinností (RPP). Metodika popisuje doporučené kroky k provedení analýzy údajů potřebných v agendě a postup jejich evidence v RPP. Metodika se ve své aktuální podobě nevěnuje situaci, kdy k agendě již jsou v RPP zaregistrovány údaje, ale jejich podoba neodpovídá postupům popsaným níže. Je určena pouze pro ty agendy, pro které ještě údaje nebyly evidovány nebo pro které mají být údaje kompletně přeregistrovány. Analýzu popsanou v této metodice je sice možné provést i pro agendy, pro které již údaje byly v RPP zaregistrovány, avšak evidenci údajů do RPP je nutno provést s vysokou mírou opatrnosti, aby nedošlo k přepsání či přečíslování již dříve evidovaných údajů. Přesnému postupu, jak toto zajistit, se metodika nevěnuje. Provedení analýzy agendových údajů V této kapitole je popsán postup provedení analýzy údajů potřebných v agendě. Postup samotné evidence v RPP je popsán v následující kapitole. Na analýze se musí podílet následující tři role: ● hlavní datový architekt úřadu/resortu koordinuje a konsoliduje analýzu za celý úřad/resort
1 Viz https://archi.gov.cz/slovnik_egov.
4
● správce AIS provádí analýzu za svůj systém – podporující jednu agendu, více agend nebo jenom části jedné agendy ● ohlašovatel agendy provádí analýzu za svou (celou) agendu, ať již je podpořena jedním nebo více AIS V rámci analýzy je vytvořen tzv. sémantický slovník pojmů agendy (více viz kapitola Nutné základy teorie sémantických slovníků). Pro každou agendu musí být vytvořen vlastní sémantický slovník agendy, který sestává ze sémantických slovníků jednotlivých AIS, které agendu podporují, a propojuje je do jednoho uceleného slovníku agendy. Sémantické slovníky agend jsou pak propojeny do sémantického slovníku úřadu/resortu. Sémantické slovníky úřadů/resortů společně tvoří propojený sémantický slovník pojmů celé veřejné správy. Detailně jsou principy a architektura sémantického slovníku pojmů veřejné správy popsány v Koncepci sémantického slovníku pojmů veřejné správy. Existuje také Metodika tvorby a údržby sémantického slovníku veřejné správy, která popisuje postup jeho tvorby. Oba dokumenty jsou však obecné bez specifik nutných pro evidenci v registru práv a povinností. Tato metodika na Koncepci sémantického slovníku pojmů a na Metodiku tvorby a údržby sémantického slovníku pojmů veřejné správy navazuje. Upřesňuje je pro potřeby evidence údajů v RPP. Znalost uvedených dokumentů však není vyžadována, pouze doporučována. Metodika se dále věnuje pouze tvorbě sémantického slovníku pojmů agendy, který může být rozdělen do více slovníků dle jednotlivých AIS, které agendu podporují, pokud je takových AIS více. Cílí tak především na roli ohlašovatele agendy a správce AIS. Hlavní datový architekt úřadu/resortu k analýze na úrovni jednotlivých agend přihlíží a dle svého uvážení koordinuje. Propojení slovníků agend do slovníku úřadu/resortu a následné napojení na slovník veřejné správy tato metodika nepokrývá. Možné využití sémantického slovníku pojmů agendy je širší než jen využití pro potřeby této metodiky. Zdroje vynaložené na jeho tvorbu se tedy vrátí nejen v podobě správné evidence agendových údajů, ale také v dalších oblastech. Vstupy Jako vstup pro analýzu si připravíme legislativní předpisy (tj. zákony, prováděcí vyhlášky, nařízení, atd.) definující ● agendu ● AIS, které agendu podporují Jako pomocný vstupní materiál si připravíme formuláře pro sběr údajů o subjektech a objektech práva, dokumentaci vnitřní architektury AIS a, v případě více AIS, také architekturu jejich propojení v rámci podpory agendy a v rámci úřadu/resortu. Výstupy Výstupem analýzy je sémantický slovník pojmů agendy, ve kterém jsou identifikovány subjekty a objekty práva, jejich agendové role a agendové údaje připravené pro evidenci v registru práv a povinností.
5
Softwarová podpora Analýzu agendových údajů v podobě vytvoření sémantického slovníku pojmů agendy je možné provést různými způsoby, např.: ● bez jakýchkoliv technických prostředků (stylem tužka/papír) ● libovolným nástrojem pro konceptuální datové modelování (např. volně dostupný PlantUML nebo komerční Enterprise Architect)
Ministerstvo vnitra také připravilo prototyp volně dostupného nástroje, jehož výhodou je, že
přímo podporuje celý níže popsaný postup a umožňuje vytvořit sémantický slovník pojmů
agendy v takové podobě, která je dále strojově zpracovatelná, což umožní řadu dalších
využití vytvořeného sémantického slovníku nad rámec této metodiky. Pro práci s prototypem
doporučujeme absolvovat školení.
Nutné základy teorie sémantických slovníků
Sémantický slovník pojmů veřejné správy je nástrojem pro postupnou harmonizaci významu
(sémantiky) dat potřebných v agendách. Je katalogem pojmosloví používaného v rámci
agend veřejné správy. Zahrnuje pojmy, jejich definice, vazby pojmů na legislativu, vzájemné
významové vazby pojmů mezi sebou i významové vazby pojmů na standardní veřejné
slovníky používané v zahraničí (především z iniciativy EU, např. ISA Core Vocabularies).
Jako takový je prostředkem usnadňujícím zajišťování syntaktické a sémantické
interoperability dat.
Sémantický slovník pojmů agendy definuje agendové pojmy, jejich význam a věcné
souvislosti mezi nimi. Skládá se z glosáře pojmů agendy a z konceptuálního modelu agendy.
I když je teoreticky možné, aby slovník definoval všechny pojmy agendy, cílem postupu
podle této metodiky je definovat pouze ty pojmy, které popisují údaje potřebné v agendě.
● Glosář je prostým seznamem pojmů agendy, které případně může organizovat v
hierarchické struktuře.
● Konceptuální model pojmy propojuje na základě jejich věcných souvislostí. Přitom
může také popisovat souvislosti s pojmy z jiných agend.
Nutné základy teorie glosářů
Základním stavebním kamenem glosáře je pojem. Pojem (též koncept, nebo také význam) je
slovo nebo sousloví opatřené definicí, synonymy, zdrojem, příp. dalšími charakteristikami,
které zpřesňují jeho význam tak, aby se omezila možnost mu špatně porozumět nebo jej
špatně použít. Nejde tedy o samotné slovo nebo sousloví, ale právě o daný význam, který je
tímto slovem nebo souslovím pojmenován. Příkladem je slovo budova, které v české
legislativě pojmenovává různé významy. V případě agendy podle zákona 256/2013 Sb. se
jedná o následující pojem:
6
Příklad: pojem budova dle zákona 256/2013 Sb.
název: budova
alternativní názvy: objekt budovy, stavba
definice: nadzemní stavba spojená se zemí pevným základem, která je prostorově soustředěna a navenek převážně uzavřená obvodovými stěnami a střešní konstrukcí
zdroj: § 2 odst. 1 písm. l) zákona č. 256/2013 Sb. katastrální zákon
doplňující poznámka: jedná se např. o budovy uvedené v katastru nemovitostí. V případě agendy podle zákona 406/2000 Sb. označuje slovo budova jiný pojem (tj. význam): Příklad: pojem budova dle zákona 406/2000 Sb.
název: budova
alternativní názvy: stavba
definice: nadzemní stavba a její podzemní části, prostorově soustředěná a navenek převážně uzavřená obvodovými stěnami a střešní konstrukcí, v níž se používá energie k úpravě vnitřního prostředí za účelem vytápění nebo chlazení
zdroj: § 2 odst. 1 písm. p) zákona č. 406/2000 Sb. o hospodaření energií
doplňující poznámka: (neuvedena)
Z celkového pohledu na agendu jsou důležité všechny pojmy používané a popsané v podkladech. Z pohledu této metodiky orientované na evidenci údajů v registru práv a povinností je nutné nalézt pouze pojmy charakterizující údaje potřebné v agendě. Zaměřujeme se tak na ty části podkladů, které popisují, co má být evidováno v příslušném agendovém informačním systému. Sémantický slovník pojmů agendy tedy naplníme pojmy identifikovanými v těchto částech podkladů. Do sémantického slovníku pojmů agendy můžeme dále doplňovat i další důležité agendové pojmy. To už je však nad rámec této metodiky. Pojmy reprezentují ● osoby, které jsou subjekty práv nebo povinností v agendě, ● věci, které jsou předmětem (objektem) práv a povinností v agendě ● role osob (role věcí neuvažujeme, nemohou konat a „brát na sebe“ role) ○ Pozn.: role osob označují osoby ve vztahu k jiným osobám nebo k věcem v kontextu dané agendy, v němž mají určitý specifičtější význam. Kontext je daný tím, že vystupují v právních vztazích nebo situacích specifických pro agendu. ● fáze osob nebo věcí, tj. konkrétní specifické stavy osob nebo věcí ● vztahy mezi osobami nebo osobami a věcmi, které jsou pro dané agendu relevantní a o kterých jsou vedeny agendové údaje
7
● události, které jsou pro danou agendu relevantní, a které nějakým způsobem ovlivňují osoby nebo věci, o kterých v agendě úřadujeme, nebo kterých se nějakým způsobem týkají ● činnost (konání, chování, úkony) v rámci agendy nebo relevantní pro agendu ● vlastnosti osob, věcí, rolí, vztahů, událostí nebo činností, které je charakterizují z pohledu agendy Např. glosář agendy definované zákonem č. 56/2001 Sb., ve které je upravena evidence údajů v registru silničních vozidel, obsahuje následující pojmy: Pojem Důvod identifikace silniční vozidlo věc vlastník vozidla role (osoby) vlastnictví vozidla vztah technický průkaz věc příjmení vlastníka silničního vozidla vlastnost (osoby v roli vlastníka vozidla) číslo technického průkazu vlastnost (věci) datum vydání technického průkazu vlastnost (věci) datum pořízení vozidla vlastnost (vazby) havárie silničního vozidla událost zničené silniční vozidlo fáze (věci) vyřazení silničního vozidla z provozu činnost Nutné základy teorie konceptuálních modelů Konceptuální model dále specifikuje pojmy glosáře následujícím způsobem:
- S pojmy pracuje jako s typy, které klasifikuje do několika druhů: ○ Pojem reprezentující osoby určitého druhu klasifikuje jako typ subjektu. ○ Pojem reprezentující věci určitého druhu klasifikuje jako typ objektu. ○ Pojem reprezentující určitou roli osob klasifikuje jako typ role. ○ Pojem reprezentující určitou fázi osob klasifikuje jako typ fáze. ○ Pojem reprezentující vztahy určitého druhu mezi osobami nebo mezi osobami a věcmi klasifikuje jako typ vztahu. ○ Pojem reprezentující události určitého druhu klasifikuje jako typ události. ○ Pojem reprezentující činnosti určitého druhu klasifikuje jako typ činnosti. ○ Pojem reprezentující vlastnosti určitého druhu charakterizující osoby, věci, role, vztahy, události nebo činnosti klasifikuje jako typ vlastnosti.
8
Pojem Typ v konceptuálním modelu silniční vozidlo Typ objektu vlastník vozidla Typ role vlastnictví vozidla Typ vztahu fyzická osoba (člověk) Typ subjektu technický průkaz Typ objektu příjmení fyzické osoby Typ vlastnosti (subjektu) číslo technického průkazu Typ vlastnosti (objektu) datum vydání technického průkazu Typ vlastnosti (objektu) datum pořízení vozidla Typ vlastnosti (vazby) havárie silničního vozidla Typ události zničené silniční vozidlo Typ fáze (věci) vyřazení silničního vozidla z provozu Typ činnosti 2. Doplňuje věcné (sémantické) souvislosti mezi pojmy. ○ Přiřazuje typy vlastností k ostatním typům popsaným výše. Tím modeluje, jakými vlastnostmi mohou být charakterizovány jaké druhy osob, věcí, jaké role, atd. ○ Přiřazuje k typům vztahů typy, které se vztahu účastní. Je možné následující přiřazení: ■ Typu vztahu se účastní pouze typy subjektů, rolí a fází. Tím modeluje vztahy mezi subjekty práva, příp. mezi subjekty práva v určitých rolích nebo fázích. ■ Typu vztahu se účastní typ subjektu, role nebo fáze na jedné straně a typ objektu na druhé straně. Tím modeluje vztahy mezi subjekty práva na jedné straně a objekty práva na druhé straně. ■ Pozn.: Typy vztahů mezi objekty práva tato metodika neuvažuje. ○ Přiřazuje typy subjektů, objektů, rolí, fází a vztahů k typům událostí a činností, které se jich týkají. Tím modeluje, že daná událost nebo činnost se během svého průběhu dotýká daných subjektů, objektů atd. ■ subjekty, role nebo fáze jsou účastníky událostí či činností ■ objekty jsou předměty událostí či činností ○ Dále libovolně podle potřeb dané agendy propojuje typy subjektů, objektů, rolí a fází pomocí obecných pojmenovaných asociací. Tím modeluje souvislosti, které nejsou takového významu, aby byly modelovány jako typy vztahů ■ Obecná pojmenovaná asociace i typ vztahu modelují souvislosti. Zatímco ale typ vztahu je na stejné úrovni jako ostatní typy a může mít přiřazeny typy vlastností (tj. být charakterizován agendovými údaji),