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Service : réponses aux demandes d’informations
Préparé par: Ouechtati Fethia
Ben Ali Aida
Ben Ahmed Mohamed
Procédure et suivi de demandes des informations administratives et statistiques
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Remerciements
Tout d’abord, nos souhaits les plus chers seront de remercier vivement toutes les personnes, qui, de près ou de loin, se sont impliquées dans la réalisation de ce travail, tant par leur soutien opérationnel, que professionnel. Nous tenons à exprimer toute s nos gratitudes et nos remerciements, précisément, aux membres de l’équipe de leurs efforts fournis pour répondre et suivre les dema ndes d’informations et les questionnaires internationaux.
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Les objectifs
Ce rapport est considéré comme un ouvrage de référence pour les administrateurs et les producteurs de l’information statistiques ainsi les décideurs de l’Institut Nationale de la Statistique. Il a pour objectif d’avoir une idée claire sur les différents catégories d’utilisateurs de l’information statistiques, de vi sualiser et de capturer leurs besoins en matières données st atistiques, par conséquence , pour améliorer les capacités techniques de tous les intervenants afin de répondre aux besoins en données et de garantir la disponibilité des statistiques demandés dans les meilleurs délais.
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Procédure et suivi de demandes des informations administratives et statistiques
Introduction
L’Institut National de la Statistique, en tant qu’organisme central du Système National de la Statistique (SNS) Tunisien, reçoit chaque année des centaines de demandes d’informations et de questionnaires émanant d’organismes publics nationaux et internationaux, d’entreprises, d’associations ou encore de particulier ( chercheurs, étudiants, élèves, citoyens, etc.… ).
Le Décret-loi N° 2011 -41 relatif à l’accès aux documents administratifs des organismes publics adopté par le gouvernement tunisien, est entré en vigueur le 26 mai 2011.
Loi N°22 -2016 relative au droit d’accès à l’information est entrée en
vigueur le 24 mars 2016.
Après cinq ans de réunions de discussions, de communications, des critiques etc.
le décret loi N° 2011 -41 à été remplacé par une loi portant sur le d roit d’accès à
l’information c’est la loi n°22 de 2016.
Cette loi a été adoptée par l’Assemblée des représentants du peuple le 11 mars
2016 et parue dans la dernière édition du Journal Officiel de la République
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Tunisienne, du 29 mars 2016. (Cette loi numéro 22 de l’année 2016, a été datée
au 24 mars 2016).
Il nécessite deux ans pour permettre aux autorités compétentes de prendre tous
les textes d’application et les mesures nécessaires , ainsi aux organismes publi cs
qu’à tous les intervenant s de s’organiser pour une implémentation effective du
droit d’accès à l’information.
Cette loi donne aux citoyens le droit d’accès à l’information détenue par les
organismes publics, soumis seulement à un léger régime d’exceptions.
Toute personne physique ou morale a le droit d’accéder à l’information aussi
bien par divulgation proactive que sur demande de l’intéressé sous réserves des
exceptions prévues par la loi.
Définitions
Information : tout document ou information enregistrée, quelle que soit leur
date, leur forme et leur support, produits ou obtenus par l’Institut National de la
Statistique.
L’Institut National de la Statistique, en tant qu’organisme public concerné par
cette loi a désigné le service réponse aux demandes d’informa tions statistiques
comme responsable des activités relatives à l’accès à l’information.
Nous sommes e n train de préparer un plan d’activités pour la meilleure
adaptation de cette loi :
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- de promouvoir la culture de l’accès à l’information pour tous les intervenants
au sein de l’Institut.
- les guides de procédures utilisés
- un Inventaire des documents administratifs existants à l’INS communicables
- un Inventaire des documents non communicables.
- un plan de classification uniforme des documents pour faciliter l’accès.
I-Demandes des documents administratifs
Jusqu’à aujourd’hui l’Institut n’a reçu aucune demande d’accéder à un document
administratif.
Les rapports et les travaux réalisés deux ans plus tard de la promulgation du droit
d’accès à l'information montre :
- que les citoyens eux-mêmes ne faisant pas encore usage de ce nouveau droit
- qu'il y a eu uniquement 88 demandes pour 242 organismes publics sur cette
plateforme et la plupart se sont des demandes internes concernant les dossiers
personnels ou des corrections.
II -Demandes d’informations statistiques
La réponse aux demandes d ’informations statistiques et aux questionnaires, est
parmi les missions primordiales de l’Institut National de la Statistique et qui est
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assurée par la loi: Art. 9 du Loi n° 99-32 du 13 avril 1999, relative au système
national de la statistique :
« Les structures du Système National de la statistique mentionnées à l’article 12
de la présente loi sont tenues à mettre l’information statistique élaborée à la
disposition de tous les utilisateurs selon des normes pratiques et ce pour répondre
à leurs besoins et garantir le droit d’accès de tous les citoyens à l’information
statistique. La diffusion de cette information doit être assurée avec la célérité, la
périodicité et la ponctualité requises. Les structures statistiques publiques
mentionnées à l’article 12 de la présente loi veillent au bon usage de
l’information statistique ».
La réponse aux demandes d’informations statistiques et aux questionnaires
internationaux est coordonnée par la Direction Centrale de la Diffusion,
Informatique et Coordination et précisément par la Direction de la Diffusion et
Relations avec les Utilisateu rs : service réponse aux demandes d’informations
statistiques et aux questionnaires internationaux . Cette activité ne peut être
menée qu’avec la collaboration des différents services de l’Institut National de la
Statistique et des autres services des stru ctures statistiques publiques spécialisées
(SSPS).
Composition et mission de l’équipe (service)
1-Composition de l’équipe : Le groupe de travail est constitué de trois personnes : 9
Technicien en chef : chef d’ équipe, elle assure la supervision et le suivi du travail de l’équipe ainsi la réalisation des rapports intermédiaires et le rapport final. Maîtrisard en économie international : elle assure le suivi des demandes d’information statistiques Technicien en statistique : il assure le suivi des questionnaires internationaux.
2-Missions de l’équipe
I-Acquisitions des demandes
II-Identification du besoin de l’utilisateur
III-Conception et définition du processus de collecte des données
IV-Contrôle et vérification des données
V -Diffusion et conservation des questionnaires internationaux
VI - Mise à jour de la base des données utilisateurs de l’information
statistique
VII -Evaluation
VIII- Résultats et Recommandations
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Démarche et processus de réponse aux demandes des informations statistiques
I-Acquisitions des demandes
Acquisition de tou s les types de demandes d’informations statistiques nationaux
et internationaux, proviennen t à l’Institut via les boites e -mails, la poste, le
bureau d’ordre, ou la bibliothèque (les courriers électroniques, les courriers
ordinaires, les fax…).
Dans le cadre du renforcement de l’utilisation des nouvelles technologies
l’Institut National de la Statistique met à la disposition des utilisateurs de
l’information statistique deux adresses mails officielles pour transmettre leurs
demandes d’informations :
[email protected] pour les demandes d’informations
[email protected] pour les questionnaires internationaux
Il existe aussi la possibilité à l’utilisateur d’envoyer ses demandes à l’Institut par
voie postale ou par fax comme il peut la déposer au bureau d’ordre.
Quelques nombre de visiteurs de la bibliothèque peuvent remplir l’imprimé
(fiche visiteur) pour ob tenir des informations statistiques supplémentaires et
spécifiques qui nécessitent un recours aux producteurs de l’information de
l’Institut, ces imprimés sont adressés au service réponse aux demandes
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d’informations statistiques et aux questionnaires inte rnationaux pour faire leurs traitements et leurs suivis. II -Identification du besoin de l’utilisateur
1- une description de la nature des informations statistiques demandées 2- la période prévue au cours de laquelle l’utilisateur veut avoir l’information 3- les endroits où pourrait se trouver l’information.
III -Conception et définition du processus de collecte des
données
1- les demandes d’informations statistiques
Les deman des d'information statistique sont les demandes qui parviennent à l'Institut de la part de différentes catégories d'utilisateurs de l’information statistiques, de l'extérieur et de l'intérieur du pays telles que: les enseignants les chercheurs, les étudiants, les organismes publics, les médias, les entreprises ...
1-1 Les sources de l’information statistiques. L’identification de la source potentielle de l’information est un élément important de la procédure de collecte parce que cela nous fait g agner du temps et minimiser les délais de réponses.
-
les producteurs de l’information statistiques de l’Institut
-
le site web de l’INS.
-
Les publications qui sont disponibles à la bibliothèques de l’INS 12
-
L’Intranet de l’INS
-
Les structures statistiques publiques spécialisées (SSPS)
1-2 Le processus de collecte des données
Il se résume généralement dans les cas suivants :
1- Dans le cas, où l’information est disponible à l’Institut et la collecte de s données ne dépasse pas deux jours ouvrables, la réponse est communiqué dans les meilleurs délais généralement par voie électronique.
2- Dans le cas, où l’information statistique est disponible sur le site web de l’Institut, l’utilisateur est guidé via le lien.
3- Dans le cas, où l’information demandée est disponible à l’Institut et la ré ponse nécessite de traitement spécifique, la demande est transmise aux producteurs de l’information pour le traitement.
4- Dans le cas, où l’information n’est pas disponible à l’Institut, et qu ’on a une idée où elle peut existée, nous orientons l’utilisateur vers l’une des structures statistiques publiques spécialisées (SSPS), si non nous informons l’utilisateur tout simplement que l’information n’est pas disponible à l’Institut.
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1-3 Le processus de réponses
Dans les buts de minimiser les délais d’attentes de l’utilisateur et le gaspillage de
papiers, toutes les communications de réponses se font via l e mail, sauf pour les
cas exceptionnels où la réponse se fait par le fax ou bien le courrier.
2- les questionnaires internationaux
Les questionnaires internationaux sont volumineux et diversifiés, ils couvrent tous les domaines (économiques, sociales, démographiques). Leurs traitements nécessitent beaucoup de temps, car la collecte de l’information se fait par les membres de l’équipe soit auprès des directions de l’I nstitut si l’information est disponible, soit auprès des autres structures statistiques publiques spécialisées.
2-1 Les sources de l’information statistiques.
- les producteurs de l’information statistiques de l’Institut
- Certaines publications de l’INS.
- Les structures statistiques publiques spécialisées (SSPS)
- L’Intranet de l’INS
2-2 Le processus de collecte des données Dans la plupart du temps les organismes internationaux ne demandent que des données statistiques détaillés et spécifiques alors le recours aux producteurs de l’information de l’Institut et ailleurs est indispensable. 14
Vue qu’ils sont bien structuré, la collecte se fait par le transfert du questionnaire
aux différents producteurs concernés via le mail pour le remplissage des
tableaux, afin de gagner du temps et d’éviter les erreurs de saisie.
2-3 Le processus de réponses
La réponse se fait par le transfert du questionnaire rempli et actualisé à
l’organisme concerné via le mail.
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Liste des organismes internationaux
Nom abrégé
Nom d'Organismes
NU
Nations Unies
UNESSCWA
Commission Social et Economique de West d'Asie
UNECA
Commission Economique des Nations Unies
pour l'Afrique
UNESCO
Organisation des Nations Unies pour l'Education
la Science et la Culture
USGS
Institut d'études géologiques des États-Unis
FMI
Fonds monétaire international
BM
Banque Mondiale
LEA
Ligue des Etats arabes
FAO
Organisation d'Alimentation et d'Agriculture
BIT
Bureau Internationale de Travail
BAD
Banque Africaine de Développement
AIDMO
Organisation Arabe pour le Développement
Industriel et des Mines
OCI SESRIC
Organisation de l' action Islamique
OMS
Organisation Mondiale de la santé
OMT
Organisation Mondiale du Tourisme
OMC
Organisation Mondiale de Commerce
UIT
Union Internationale de Télécommunication
CE
Commission Europèenne
EUROMED
Euromed Audiovisuel
ICAC
Comité consultatif internationale de cotton