Eesti%20andmehalduse%20raamistik_2020.pdf - Page 1

EUROPEAN COMMISSION
DG REFORM

Eesti andmehalduse metoodikaprojekt

Eesti andmehalduse raamistik

August 2020 Funded by the European Commission’s Structural Reform Support Programme and implemented by Ernst & Young Baltic AS in cooperation with the European Commission’s Directorate-General for Structural Reform Support
This document has been produced under a contract with the Union and the opinions expressed are those of Ernst & Young Baltic AS and do not represent the official position of the European Commission 1

Sisukord Sisukord ....................................................................................................................................................1

Sissejuhatus ...................................................................................................................................3

Lühendid ja mõisted ................................................................................................................4

Andmehalduse eesmärgid ......................................................................................................5

Andmehalduse eesmärgid riigis ..........................................................................................5

Andmehalduse eesmärgid organisatsioonis .......................................................................7

Andmete väärtus ................................................................................................................7

Andmehalduse raamistiku komponendid ja põhimõtted organisatsioonis ...................................9

Andmehalduse raamistiku sihtrühmad ................................................................................ 10

Andmehalduse õiguslik raamistik ja nõuded ....................................................................... 11

Andmehalduse organisatsioon (DGO) ........................................................................................ 13

Andmehalduse organisatsiooniline korraldus ...................................................................... 13 Andmehalduse rollide ja vastutuste maatriks riigis ........................................................................... 15

Andmehaldusorganisatsiooni mudelid ................................................................................ 15

Andmepõhine organisatsioon .............................................................................................. 16

Andmehalduse rollide kirjeldused ja vastutused (ametijuhenditeks).................................. 21

Andmehalduse protsessid .......................................................................................................... 24

Andmehaldus (1) ............................................................................................................. 24

Mõistete mudeli loomine (2) ........................................................................................... 25

Sõnastiku haldus (3) ......................................................................................................... 26

Arendusnõuete haldus (4) ............................................................................................... 28

Kvaliteedireeglite haldamine (5) ...................................................................................... 29

Andmekvaliteedi haldamine (6) ....................................................................................... 31

Andmekvaliteedi mõõtmine (7) ....................................................................................... 32

Andmekvaliteedi probleemide lahendamine (8) ............................................................. 34

Põhiandmete kirjeldamine ja haldus (9) .......................................................................... 35

Andmete jagamine (10) ................................................................................................... 37

Turvalisuse ja privaatsuse tagamine (11) ......................................................................... 39

Andmehalduse töövahendid ...................................................................................................... 40

Veebipõhine teadmusbaas ja intranet ................................................................................. 40

Ärisõnastik ............................................................................................................................ 41

Töövoo juhtimise lahendused .............................................................................................. 41

Andmehalduse juhtimislaud (dashboard) ............................................................................ 41

Põhiandmete haldus ............................................................................................................ 41

Andmete ja info jagamine .................................................................................................... 42

Andmeturvalisuse tagamine ................................................................................................ 44

Andmehalduse raamistiku rakendamine organisatsioonis ......................................................... 45

Määratle andmehalduse põhimõtetega hõlmatav osa organisatsiooni funktsioonidest .... 45

Hinda organisatsiooni valmisolekut ja võimekust andmehaldust rakendada ...................... 45

Vii läbi andmehalduse olukorra kaardistus ja kaasa kõik organisatsiooni valdkonnad ja teenused ............................................................................................................................................ 45

Tuvasta oma organisatsioonis andmehalduse senised rollid ja vajalikud uued toetajad / vastutajad / rollid ............................................................................................................................... 46

Koosta oma organisatsiooni andmehalduse rakendamise tegevuskava .............................. 46

Vali andmehaldusorganisatsiooni tüüp ja tegevusmudel .................................................... 47

Kinnita andmehalduse eesmärgid, põhimõtted ja reeglid ................................................... 47

Restruktureeri kõik käimasolevad andmekvaliteedi projektid ............................................. 48

Juhi muudatust! ................................................................................................................... 48

Halda probleeme .................................................................................................................. 49

Hinda vastavust regulatsioonidele ....................................................................................... 49

Käivita andmehalduse organisatsioon ................................................................................. 50

Sissejuhatus Andmehaldus on organisatsiooni tegevusvaldkond, mis võimaldab tal hallata oma andmeid varana. Andmehalduse toimimiseks on vaja kinnitada põhimõt ted ja raamistik , tegevuskavad, protsessid, mõõdikud ning teostada hiljem järelevalvet andmete kui vara haldamisel. Eestis vajab andmehalduse korraldamine nii üleriigilist koordineerimist kui ka ühtlustamis t organisatsioonide tasemel. Käesolev eesti andmehalduse raamistik annabki juhised, mida ja kuidas organisatsioonid peavad tegema . Seejuures arvestab raamistik organisatsioonide erinevustega nii suuruses kui ülesannetes ning on kasutamise osas paindlik. Töökorralduslikult on andmehaldus ja IT -haldus üksteisest eraldatud. Andmehaldus keskendub andmete elutsüklile, mis hõlmab printsiipe (standardite, andmekirjelduste ja andmearhitektuuri ning mudelite määratlemist), otsustusfunktsioone (probleemide haldust ja teavitamist) ja töökorralduslikke funktsioone (sisu- ja administratiivseid funktsioone). IT poole eest vastutajad või IT asutuste juhid aga vastutavad andmete haldamist toetavate IT rakenduste, andmebaaside, riistvara ning üldise tehnilise arhitektuuri eest.
Andmete käsitlemine varana, andmevarana ( data asset ) tähendab seda, et andmeid käsitletakse füüsiliste või loogiliste rühmadena nagu kirjed ( records), massiivid (array), fail, andmebaas või andmekogu (data base) või andmestik (data set). Samuti tähendab see seda, et varad on kirjeldatud, mida ühtlustatud kujul võimaldab teha andmekirjelduse standard ja juhis, andmete kvaliteeti saab mõõta, hinnata ja parandada, mida on kirjeldatud vastavas juhises ning andmete kasutamist saab juhtida nii selles osas, kellel on andmetele juurdepääs, mis moodi neid saab töödelda ning kuidas hallata nende elukäiku. Edaspidi on varana käsitletavaid andmeid nimetatud kas andmestikuks või lihtsalt andmeteks, kuid need varad võivad olla ka teisi nimetatud tüüpi. Eriti puudutab see avaliku sektori andmekogusid kui üht andmevarade tüüpi. Nii nagu andmed ja informatsioon (teave) on osaliselt kattuvad mõisted, nii on ka andmehaldusel mitmeid kokkupuutepunkte infohaldusega. Käesolev raamistik käsitleb siiski andmehaldust eraldi ning kui on puudutatud informatsiooni, siis selle all on peetud silmas andmetes sisalduvat teavet, mis ilmneb andmekirjelduses ja metaandmetes. Andmehaldus peab organisatsioonis olema: • Järjepidev: andmehaldus ei ole ühekordne projekt, see on pidev tööprotsess, mis nõuab organisatsioonilt pühendumust. See ei pea tähendama alati murrangulist muudatust organisatsioonis, vaid tähendab pigem muudatuste juhtimist viisil, kus iga juurutatud andmehalduse komponent jääb elujõuliseks ja toimivaks. Jätkusuutlik andmehaldus sõltub ettevõtte juhtimise stiilist, andmehalduse tegevustele eraldatud rahastusest ning andmete haldamisele vastutuse määramistest / võtmistest. • Integreeritud: andmehaldus on ühelt poolt organisatsiooni tugifunktsioon nagu personalitöö või raamatupidamine, kuid teisalt on andmed vara, mida mitte ainult ei toodeta, vaid kasutatakse pidevalt põhitegevuses uuesti. Andmehaldusega seonduvad protsessid tuleb integreerida organisatsiooni teenuste ja toodete arendusse, põhi -ja tugiprotsessidesse, tarkvaraarendusse, andmete jagamise, analüüside ja raportite koostamise ning põhiandmete haldamise protsessidesse. • Mõõdetav: hästi korraldatud andmehaldusel on positiivne finantsmõju, kuid selle mõju tõestamine nõuab lähtepunkti mõistmist ja mõõdetava parenduse kavandamist.
4

Lühendid ja mõisted Termin Määratlus ja selgitus Andmed Informatsiooni taas tõlgendatav esitus formaliseeritud kujul, mis sobib edastuseks, tõlgenduseks või töötluseks [ISO/IEC 2382:2015] Andmeelelement Elementaarüksusena käsitletav nimega seos käsitlusvalla objektide ja neid esitavate sõnade vahel [ISO/IEC 2382-17:1999] Andmehaldur Äriprotsesse esindav roll andmehalduse alal:

andmete sisu, konteksti ja metaandmete eest vastutaja;
kohustused sõltuvad kontekstist ja võivad osaliselt kattuda andmekäitleja omadega. [https://akit.cyber.ee/term/2172-andmehaldur] Andmehaldus Juhtimis- ja kontrollitegevuste (planeerimine, seire ja kehtestamine) rakendamine andmevaradega seotud tegevuste üle (DAMA DMBOK2) Andmekirjeldus Andmeelemendi ning kõigi ta nime ja ta sõnu sisaldavate andmestruktuuride formaliseeritud kirjeldus [ISO/IEC 2382-17:1999] Andmekogu Andmekogu on riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks [AvTS §431]
Andmekvaliteet Näitab, mil määral andmekarakteristikud rahuldavad teadaolevaid või eeldatavaid vajadusi kasutamisel ettemääratud tingimustes [ISO/IEC 25012] Andmeobjekt Andmeelement või määratletud andmeelemendikogum, mis on seotud üheainsa tähendust ja kompositsiooni määrava sildiga [ISO/IEC 18013-2] vt ka https://akit.cyber.ee/term/5074-andmeolem-1-andmeuksus Andmestik Andmete hulk, mis on avaldatud ja mida hallatakse kindla isiku poolt ning millele saab anda juurdepääsu või seda alla laadida ühes või enamas vormingus [DCAT] Andmetöötleja Organisatsiooni töötaja, kes on seotud sisuteenuste igapäevase andmesisestusega (nii käsitsi kui (pool)automaatsed laadimised) olles mõne infosüsteemi peakasutaja ning omab infosüsteemidesse tavapärasemast suuremaid kasutajaõigusi.
Avaandmed Avalik teave, mille üldist kasutamist ei ole seaduse alusel piiratud [AvTS §3] CDO Chief Data Officer DGO Andmehalduse organisatsioon

ERP Enterprise Resource Planning ISKE Infosüsteemide kolmeastmeline etalonturbe süsteem https://iske.ria.ee/8_06 Metaandmed Andmed, mis määratlevad ja kirjeldavad teisi andmeid [ISO/IEC 11179-1:2015] Põhiandmed Põhiandmed on riigi infosüsteemi kuuluvasse andmekogusse kogutavad andmekogu unikaalsed andmed, mis tekivad andmekogu haldaja avalike ülesannete täitmise käigus [AvTS §436] RIA Riigi Infosüsteemi Amet http://www.ria.ee RIHA Riigi Infosüsteemi Haldussüsteem http://www.riha.ee
SA Statistikaamet http://www.stat.ee Tabel 1. Lühendid ja mõisted

Andmehalduse eesmärgid Andmehalduse eesmärgiks on tagada kvaliteetsete andmete kaudu paremate juhtimisotsuste langetamine, andmete valest tõlgendamisest tulenevaid probleemide vähendamine ja andmepõhiste teenuste arendamise toetamine. Riigi tasandil ja asutustes on andmete haldamise sisuks andmete kirjeldamine, juhendite ja kokkulepitud reeglite loomine ning järgimine, protsesside väljatöötamine ja juurutamine, tegevuste eest vastutavate rollide määramine. Lisaks on andmehalduse üldiseks eesmärgiks anda organisatsioonidele juhiseid andmetest täiendava väärtuse loomiseks. Koos kvaliteetsemate juhtimisotsustega nimetatakse neid tegevusi kokkuvõtvalt andmepõhiseks juhtimiseks.

Andmehalduse eesmärgid riigis Eesti asutuste jaoks on oluline, et digitaliseerimise ja e-teenuste loomise käigus tegeletaks andmehaldusega koordineeritult ja eesmärgistatult. Organisatsioonid peavad täpselt teadma, mis andmeid nad loovad, töötlevad ja säilitavad ning millisel kujul ja kvaliteediga need on. Riik peab samal ajal teadma, kus organisatsioonis säilitatakse millised andmed, võimaldama andmete jagamist ja vältima dubleerimist. Selleks peavad olema tagatud järgmised eeldused: • Organisatsioonid omavad ühtsete printsiipide alusel loodud sõnastikke ning andmekirjeldusi ning suudavad andmeid ja kontekstuaalseid tähendusi sõnastikupõhiselt jagada.
• IT asutused ja IT arenduspartnerid kasutavad neid ühtseid sõnastikke andmete tegeliku tähenduse mõistmiseks ning andmete loojate, töötlejate, säilitajate ja kasutajate väljaselgitamiseks. • Andmeomanikud, andmehaldurid, metaandmete analüütikud omavad kompetentse ja standardiseeritud töövõtteid, mis on kõigis asutustes kasutatavad. Selle tulemusena tekiks asutuste vahel aja jooksul spetsialistide liikuvus, suunatud koolitused, ülikoolide kursused jne.

Käesoleva andmehalduse metoodikaprojekti tellijad on rõhutanud kahte olulist eesmärki üleriigilises andmehalduses: • Juurutada avalikke e-teenustena rohkem terveid protsesse toetavaid andmeteenuseid n-ö sündmusteenuseid, mis aga eeldavad andmete ja neid kirjeldavate metaandmete kõrget kvaliteeti; • Viia tugevamalt praktikasse andmete ühekordse küsimise põhimõtted, mis eeldab riigi tasemel ülevaadet andmekogudes ja muudes andmestikes olemasolevatest andmetest. Andmehalduse eri osapooltega seotud erinevad stsenaariumid ja kasutusjuhud on kujutatud alloleval joonisel (vt. joonis 1):

Joonis 1. Andmehaldusest kasu saavad kasutusjuhud.

Stsenaariumite selgitused: • Stsenaarium 1 – andmete kirjeldamine asutustes ja kirjeldusinfo edastamine riigi tasemele (RIHA- sse) tagab ülevaate andmekogudes jt andmestikes hoitavatest andmetest ja võimaldab vältida dubleerivat andmekogumist ning arendada asutuste vahelisi teenuseid.
• Stsenaarium 2 – asutus, kirjeldades enda poolt hallatud andmekogudes olevaid andmeid, omab paremat ülevaated andmete, nende sisu ja tähenduse üle ning see võimaldab võtta vastu parema kvaliteediga juhtimisotsuseid. • Stsenaarium 3 – juurutatud andmehaldus võimaldab asutustel vastastikku paremini mõista teiste asutuste andmeid ning luua seeläbi hästi toimivaid liideseid ja arendada andmeteenuseid. • Stsenaarium 4 – juurutatud andmehalduse protsessid aitavad kaasa organisatsiooni ja tema IT partneri vahelisele koostööle ja vähendavad andmete valest tõlgendamisest tulenevaid segadusi.

Andmehalduse eesmärgid organisatsioonis Andmehalduse eesmärgid organisatsioonis tulenevad alati konkreetse organisatsiooni vajadustest, kuid enamasti sisaldavad need:
• Andmehalduse sidumist organisatsiooni strateegiaga: andmehaldus on osa organisatsiooni strateegiast ja on igapäevase töö ja tegevuste lahutamatu osa. Nii nagu põhitegevused jaotatakse strateegiast tulenevalt vastutajate vahel, jagatakse ka andmehaldusega seonduvad vastutused ja kontrollitakse täitmist. Strateegias võiksid olla näiteks sellised eesmärgid: o Tagada tegevusega seotud andmete elutsükli üle kontroll, nende mõistmine ja juhtimine. o Tagada vastavus käsitletavate sisuteenuste ja andmestike vahel.
o Valitud andmepõhise juhtimismõõdik u kasutamine (nt. teenindavate kodanike arv, regionaalne jaotus, klientide tagasiside, soovitusindeks vms.). • Põhimõtete ja nõuete kehtestamist: andmekirjelduse, -kvaliteedi ja -arhitektuuri standardite ja nõuete kehtestamine ja järgimine. Andmekirjeldused ja -sõnastikud pea vad olema
standardiseeritud, see tagab erinevate asutuste andmehaldurite semantilise koostalitusvõime.
• Vastutuse piiritlemist: andmehaldus ei tohi luua kunstlikke piire või arengu ebaühtlust, vaid
peab tekitama ühise mõistmise ja vastutuse võtmise kõikidel tasanditel: juhtimise ja teenuste tasandilt IT süsteemideni välja.
• Töökorralduse muudatusi: ärireeglite, andmekirjelduste, -kvaliteedi ja elukäigu haldamist ning järelevalvet nende valdkondade üle. • Kompetentside haldamist ja koolitamist: andmehalduse kompetentside ja rollide kirjeldamine ning koolituste läbiviimine. Kompetentsitasemete määramine.
• Andmetele juurdepääsu ja kasutatavust: pakkuda organisatsiooni hallatavaid andmeid teistele asutustele, riigi tasandile ja kolmandatele osapooltele kasutamiseks nii, et andmed oleks üles leitavad ja juurde pääsetavad kirjelduste (metaandmete) kaudu, arvestades seejuures andmete juurdepääsupiiranguid ja andme kaitse ree gleid. Tekitada hoob, mille abil välised kasutajad saavad mõjutada andmekvaliteedi parendamise prioriteete asutustes. • Vastavust: tekitada veendumus, et organisatsioon suudab täita õiguslikke ja muid vastavusnõudeid andmete töötlemisel.

Andmete väärtus Andmed ja informatsioon on abstraktsed mõisted ja asutustel võib olla raske hoomata nende majanduslikku mõju. Andmete väärtuse mõistmise aluseks on arusaam sellest, kuidas andmeid töös kasutakse ja arusaamine sellest kasutamisest tulenev ase väärtusest. Erinevalt paljudest muudest varadest (nt seadme d) ei ole andmestikud omavahel asendatavad ega vahetatavad. Näiteks ühe organisatsiooni klientide andmed erinevad teise organisatsiooni andmetest olulisel 8

määral; mitte ainult kliendiandmed, vaid ka kliendiga seonduvad andmed (teenuste tarbimise ajalugu, kliendi eelistused jne.).
Andmehaldusega kaasnevad kindlasti kulud s.h. andmete kogumine, töötlemine ja säilitamine. Väärtus andmetest tekib alles siis, kui nende kasutamisest tulenev majanduslik kasu kaalub üles nende kogumise ja säilitamise kulud. Avaliku sektori eripäraks on ka see, et andmete kasutamisest tekkivad tulud võivad avalduda hoopis mujal. Eelkõige on see seotud kodanike õiguste tõendamisega andmete alusel, kuid ülioluline on ka andmete käitlemine avalike e-teenuste osutamisel. Kasu saajaks on siis ühiskond laiemas mõttes. Levinumad andmete väärtuse mõõtmise viisid on:
• Asendamiskulud: andmete hävimise või küberrünnaku korral kaotatud andmete ja dokumentide asendamise või taastamise kulud; • Andmete müük: kas teatud hulka uuenevaid andmeid teenusena või müüa hoopis andmete põhjal saadud teadmisi; • Võetavate riskide hind: tuletatud hinnang, mis põhineb potentsiaalsetel trahvidel, heastamiskulud, kohtukuludel. Näiteks: • Eksisteerima pidanud andmete puudumine. • Eksisteerivad andmed, mida ei oleks tohtinud olemas olla (auditite või turvakontrolli käigus leitud andmed, mida oleks pidanud kustutama või hävitama, kuid mida ei tehtud). • Valed andmed, mis lisaks ülaltoodud kuludele kahjustavad ka kliente, organisatsiooni äritegevust ja mainet. • Riski ja riskikulude vähendamine korvatakse operatiivsete sekkumiskuludega andmete parandamiseks ja kinnitamiseks. Selles dokumendis esitatud andmehalduse raamistik pakub Eesti riigiasutustele ja organisatsioonidele kõigi loetletud eesmärkide saavutamiseks välja komplekti ühtseid põhimõtteid, protseduure ja vajalikke rolle. Lisaks pakub raamistik valiku andmehalduse mõõdikuid.

Andmehalduse raamistiku komponendid ja põhimõtted organisatsioonis Andmehaldus on kombinatsioon inimestest, protsessidest (reeglitest) ja tehnoloogiatest ning tagab organisatsiooni andmete juhtimise ning kaitse. Andmehaldus tähendab juhtimise vaates informatsiooniga seotud vastutuse määramist sisuvaldkondadele, eesmärgiga mehitada ja rahastada vastavaid tugifunktsioone, mis omakorda muudaksid asutust läbi andmete ning -kvaliteediga tegelemise veelgi efektiivsemaks. Usaldusväärsed, hea kvaliteediga andmed on vundamendiks andmetel põhinevate teenuste efektiivsel toimimisele, parema kvaliteediga otsuste langetamisele, tulemuslikkuse ja riskide juhtimisele, samuti õigusaktidega vastavuse tagamisele. Andmehalduse raamistik annab seotud osapooltele rakendamiseks ühtlustatud tööpõhimõtted ning struktureeritud ja sujuva suhtlemise erinevate üksuste või regioonide vahel. Andmehaldus seisab organisatsioonis tugevatel alustel (vt. Joonis 2) kui see sisaldab: • Juhtimist ja eesmärke: edukas andmehaldus algab visioonist ja teadlikust juhtimisest. Andmehalduse tegevused juhinduvad informatsiooni ja andmete elutsükli käsitlusest, mis omakorda baseerub organisatsiooni strateegial. • Protsesse ja reegleid: kehtestatud töökorraldus andmete, sõnastike, mudelite haldamiseks ning kokkulepped äri-, kvaliteedi-, andmete jagamise, turvareeglite loomiseks ja järgimiseks.
• Kokkulepitud tegevuskava: kuna andmehalduse meetmed nõuavad kõik kooskõlastamist organisatsiooni ülesandeid täitvate struktuuriüksuste vahel, peab andmehaldus looma ja järgima kindlat tegevuskava, mis määratleb osapoolte vastutuse ja koosmõjud. • Probleemihaldust: andmete juurdepääsude,
andmekvaliteedi, vastutuste ja reeglite, mõistete ning andmehalduse protseduuridega kaetusega seonduvate probleemide tuvastamine, määratlemine, teadvustamine ja lahendamine. Lisaks andmeturbe ja juurdepääsuõiguste haldamine.
• Andmehaldusprojekte: andmehalduse parendamiseks tehtavate IT arendused.

Põhimõtted kirjeldavad andmehalduses „mida” (mida teha ja mida mitte), samas kui standardid ja protseduurid kirjeldavad, kuidas andmehaldust teostada. Andmehalduse põhimõtteid peaks olema pigem vähe ja need tuleks sõnastada lühidalt ja konkreetselt. Tihti töötavadki organisatsioonid ilma kokku lepitud põhimõteteta – püüavad lahendada vaid tekkivaid probleeme ja on väliste mõjutuste suhtes reaktiivsed. Kõige kindlam on, kui põhimõtete ja parimate tavade juurutamine on vaikimisi andmehalduse tegevuskava osa. Põhimõtetele viitamine aitab ületada võimalikke vastuseise. Aja jooksul lisandub igasse organisatsiooni ka nende spetsiifikaga täiendatud põhimõtteid.

Page 1 of 5