1.4-1
Siseauditi lõpparuanded
AV
AvTS § 35 lg1 p
9,10
paber, elektr
HO 21.11.2012 nr 125,
lõpetatud, kuna siseauditi
tegevus lõpetatud
1.4-2
Kirjavahetus siseauditi küsimuses
10 aastat (H)
AvTS § 35 lg1 p
18, 9
andmekaits
e
peaspetsial
ist
paber, elektr
registreeritakse DHSis,HO
21.11.2012 nr 125
1.4-3
Teenistusliku järelevalve dokumendid koos
kirjavahetusega
10 aastat (H)
AvTS § 35 lg1 p
9,10
andmekaits
e
peaspetsial
ist
elektr
registreeritakse DHSis, HO
21.11.2012 nr 125
1.4-4
Ametnike majanduslike huvide deklaratsioonid
5 aastat (H)
AvTS § 35 lg1
p12, KVS § 15 lg
6
andmekaits
e
peaspetsial
ist
elektr/paber
HO 01.12.2005 nr 674,
lõpetatud, deklaratsioonid
huvide deklaratsioonide
registris
1.4-5
Andmete kasutatavuse kontrolli dokumendid, RM auditid
SA tegevuse üle, SA tellitud auditid ja tööde kokkuvõtted
10 aastat (H)
AvTS § 35 lg1 p
9,10
ÜO
paber, elektr
alates 2012, HO 21.11.2012 nr
125, registreeritakse DHSis
1.4-6
SA üle teostatava riikliku järelevalve dokumendid (otsused,
ettekirjutused, kirjavahetus)
10 aastat (H)
AvTS § 35 lg 2 p
2
ÜO
elektr/paber
alates 2012, HO 21.11.2012 nr
125, registreeritakse DHSis
1.4-7
Tarbjatele suunatud kvaliteediraportid
AV
MO
elektr
statistikatööde
kvaliteedirapordid on esitatud
statistikatööde juures, uus
alates 2012, HO 21.11.2012 nr
125
1.4-8
Siseauditi toimikud (protokollid, kirjavahetus, analüüsid
jne)
10 aastat (H)
AvTS § 35 lg1
p18
ÜO
paber, elektr
uus alates 2012, HO
21.11.2012 nr 125, lõpetatud
1.4-9
Kirjavahetus andmekaitse teemadel
10 aastat (H)
AvTS § 35 lg1 p
18, 9
andmekaits
e
peaspetsial
ist
elektr
HO 21.11.2012 nr 125,
registreeritakse DHS
1.5
Teabe haldamine ja avalikustamine
Allfunktsi
ooni
kirjeldus
Allfunktsioon teabe haldamine ja avalikustamine kuulub statistikaprotsessi statistikalevitamine. Protsess statistika levitamine koosneb alamprotsessidest:
statistika andmebaasi haldamine, toodete valmistamine, avaldamise korraldamine, tarbijate päringute haldamine ja müügitoetamine.
9
Õiguslik
alus
1.5-1
Ettepanekud ja kirjavahetus tarbijatega, teabenõuded,
tellimustööd (Kunde)
muudetud
1.5-1.1
Teabenõuded
3 aastat (H)
AvTS § 35 lg1
p12, 13, 17
SLO
elektr
HO 23.12.2010 nr 538, avalik,
kui ei sisalda statistika
konfidentsiaalsusega kaitstud
andmeid ega isikuandmeid,
hallatakse Kundes
1.5-1.2
Tellimustööd
3 aastat (H)
AvTS § 35 lg1
p12
SLO
elektr
HO 23.12.2010 nr 538 avalik,
kui ei sisalda statistika
konfidentsiaalsusega kaitstud
andmeid ega isikuandmeid,
hallatakse Kundes
1.5-1.3
Ettepanekud ja kirjavahetus
3 aastat (H)
AvTS § 35 lg1
p12
SLO
elektr
HO 23.12.2010 nr 538 avalik,
seotud uue DHSiga
1.5-2
Pressiteated
AV
SLO elektr hallatakse Kundes HO 21.11.2012 nr 125 1.5-3 Teenusstandardid registreeritakse DHSis põhitegevuse käskkirjana, lõpetatud alates 2011, HO 21.11.2012 nr 125 1.5-4 Statistikaameti aastaaruanne AV
SLO elektr avaldatakse veebilehel, HO 21.11.2012 nr 125 1.5-5 Kataloog "Statistikaväljaanded" alatine (H)
SLO elektr Hallatakse Kundes HO 21.11.2012 nr 125 1.5-6 Infolehed AV HO 21.11.2012 nr 125, lõpetatud alates 2011, sarjas 1.10-2 Riikliku statistika seadus, vastu võetud 10.06.2010, jõustumine 01.08.2010 (RT I 2010, 41, 241), Statistikaameti põhimääruse kinnitamine, vastu võetud 26.07.2004 nr 130 (RTL 2004, 102, 1652), Vabariigi Valitsuse seadus 10
1.5-7 Statistikaametis ilmunud väljaanded alatine (H)
SLO elektr trükised on teabekeskuse raamatukogus, hallatakse Kundes, säilitatakse vastavalt sundeksemplariseadusele Rahvusraamatukogus 1.5-9 Raamatukogu elektrooniline kataloog alatine (H)
SLO
elektr
HO 23.12.2010 nr 538
1.5-10
Register andmeedastusest rahvusvahelistele
organisatsioonidele
lõpetatud alates 2011, HO
21.11.2012 nr 125
1.5-11
SA klientide, toodete ja tellimuste andmebaas Kunde
vaata andmekogud ja
andmestikud
1.5-12
SA poolt avaldatud avalikes süsteemides (blogides)
analüütilised artiklid
AV
SLO
elekt
avaldatakse SA blogis, alates
2012, HO 21.11.2012 nr 125
1.5-13
SA kohta avaldatud meediakajastuse kokkuvõtted
10 aastat (H)
SLO elekt uus alates 2012, HO 21.11.2012 nr 125 1.6 Asjaajamise ja arhiivitöö korraldamine
Allfunktsi ooni kirjeldus Õiguslik alus 1.6-1 Ülevaade arhiivi koosseisust arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise või hävitamiseni, (H)
ÜO elektr HO 23.12.2010 nr 538, muudetud 1.6-2 Arhiivinimistud ja kirjeldused arhivaalide avalikku arhiivi üleandmiseni (H)
ÜO paber, elektr HO 23.12.2010 nr 538, säilitatakse alatiselt avalikus arhiivis Allfunktsioon asjaajamise korraldamine tegeleb statistikaameti arhiivihaldusega: säilitustähtaja määramise, säilitamise, hävitamiseks eraldamise, korrastamise ja ülevaate koostamise statistikaametis tekkinud dokumentidest. Riikliku statistika seadus, vastu võetud 10.06.2010, jõustumine 01.08.2010 (RT I 2010, 41, 241), Statistikaameti põhimääruse kinnitamine, vastu võetud 26.07.2004 nr 130 (RTL 2004, 102, 1652), Arhiiviseadus, Arhiivieeskiri, Valitsusasutuste asjaajamiskorra alused VV 26.02.01 määrus nr 80 11
1.6-3 Kirjavahetus arhiveerimise ja asjaajamise küsimustes, hindamisotsuste taotlused 10 aastat (H)
ÜO elektr HO 23.12.2010 nr 538, registreeritakse DHSis, 1.6-4 Kirjavahetus arhiiviteatiste väljastamise kohta 5 aastat (H) AvTS § 35 lg1 p12, 13 ÜO paber, elektr HO 23.12.2010 nr 538, avalik, kui ei sisalda isikuandmeid, registreeritakse DHSis, 1.6-5 Asjaajamise ja riigivara üleandmise-vastuvõtmise aktid töötaja teenistusest lahkumisel, muud asjaajamise aktid 10 aastat (H)
ÜO elektr, paber HO 23.12.2010 nr 538, ameti peadirektori vahetumise aktid alatised- AV (Rahvusarhiiv HO 23.12.2010 nr 538), registreeritakse DHSis 1.6-6 Dokumentide arhiivi üleandmise aktid 10 aastat (H)
ÜO
elektr
HO 23.12.2010 nr 538,
registreeritakse DHSis
1.6-7
Dokumentide haldamise andmebaasi "Postipoiss" registrid Vastavalt
dokumentide
säilitustähtajale
(H)
sari ja allsarjad 1.6-7.1 - 1.6- 7.13 esitatud statistikaameti andmestikus, HO 21.11.2012 nr 125 1.6-8 Dokumentide ja arhivaalide laenutamise registreerimisraamat 1 aasta viimasest tagastamisest (H)
ÜO
paber
HO 23.12.2010 nr 538
1.6-9
Mobiiltelefoni või muu riigivara kasutusse üleandmise-
vastuvõtmise aktid
10 aastat (H)
ÜO elektr HO 02.02.2010 nr 53, registreeritakse DHSis, uus alates 2012 1.6-10 Dokumentide hävitamise aktid 10 aastat (H)
ÜO elektr HO 23.12.2010 nr 538, registreeritakse DHSis 1.7 Infotehnoloogia
Allfunktsi ooni kirjeldus Õiguslik alus Allfunktsioon infotehnoloogia kajastab asutuse strateegiliste eesmärkide ja ülesannete saavutamist. Allfunktsioon toetab statistikatootmise protsessi osasid, nagu arendus ja disaini ning tootmissüsteemi teostamine. Riikliku statistika seadus, vastu võetud 10.06.2010, jõustumine 01.08.2010 (RT I 2010, 41, 241), Statistikaameti põhimääruse kinnitamine, vastu võetud 26.07.2004 nr 130 (RTL 2004, 102, 1652) 12
1.7-2 Kirjavahetus IT küsimustes 5 aastat (H) AvTS §35 lg1 p10, 17 AO elektr HO 23.12.2010 nr 538 registreeritakse DHSis 1.7-3 IT-projektide dokumentatsioon 10 aastat (H) AvTS § 35 lg1 p10 AO elektr HO 23.12.2010 nr 538 Projektidokumentatsiooni hallatakse programmis Wiki/Jira projektide kaupa 1.7-4 SF rahastatud It-poolne dokumentatsioon 31.12.2025 (H) AvTS § 35 lg1 p10 AO paber, elektr HO 23.12.2010 nr 538 Projektidokumentatsiooni hallatakse programmis Wiki/Jira projektide kaupa 1.8 Haldus- ja majandustegevus
Allfunktsi
ooni
kirjeldus
Õiguslik
alus
1.8-1
Lähetuste käskkirjad ja sisuaruanded
H
HO 21.11.2012 nr 125, lõpetatud alates 30.06.2010 1.8-1.1 Välislähetuse sisuaruanne H HO 21.11.2012 nr 125, lõpetatud 1.8-1.2 Välislähetuskäskkirjade alusdokumendid H
HO 21.11.2012 nr 125, lõpetatud alates 30.06.2010 1.8-2 Hangete dokumendid ja kirjavahetus 10 aastat (H) AvTS §35 lg1 p10, 17 ÜO paber, elektr HO 02.02.2010 nr 53, registreeritakse DHSis, ja/või hõlmatakse e-riigihangete register hangete kaupa 1.8-3 Lepingud juriidiliste isikutega 10 aastat pärast … (H) AvTS §35 lg1 p10, 17 ÜO paber. elektr HO 02.02.2010 nr 53, säilitatakse 10 a pärast tähtaja lõppemist, registreeritakse DHSis 1.8-4 Kirjavahetus haldusküsimustes, volikirjad 5 aastat (H) AvTS § 35 lg1 p 12, 17 ÜO paber, elektr HO 02.02.2010 nr 53, avalik, kui ei sisalda isikuandmeid, registreeritakse DHSis Allfunktsioon haldus- ja majandustegevus hõlmab statistikaameti haldustegevusega seotud tegevusi sh ka lähetuste menetlemist, hangete menetlemist ning statistikaameti lühemate ja pikemaajaliste kohustuste määratlemist lepingutega. Samuti kajastab allfunktsioon andmete kogumise sunniraha protsessi. Riikliku statistika seadus, vastu võetud 10.06.2010, jõustumine 01.08.2010 (RT I 2010, 41, 241), Statistikaameti põhimääruse kinnitamine, vastu võetud 26.07.2004 nr 130 (RTL 2004, 102, 1652) 13
1.8-5 Siseriikliku lähetused koolitused/ esildised/korraldused 7 aastat (H) A - avalik vaid korralduse dokument AvTS § 35 lg1 pk 12 ja § 42 lg 1 vajaduse möödumiseni ÜO elektr HO 02.02.2010 nr 53, registreeritakse DHSis 1.8-6 Andmekogumise sunniraha dokumendid 10 aastat (H) AvTS § 35 lg1 p 12, 17, 19 (RTs) AKO elektr/paber HO 02.02.2010 nr 53, registreeritakse DHSis 1.8-7 Välislähetuste korraldused 7 aastat (H) A - avalik vaid korralduse dokument, AvTS § 35 lg1 p 12 ja § 42 lg 1, vajaduse möödumiseni AKO elektr HO 02.02.2010 nr 53, registreeritakse DHSis 1.8-8 Välislähetuste sisuaruanded 7 aastat (H)
ÜO elektr HO 02.02.2010 nr 53, registreeritakse DHSis, alates 2012 1.9 Tööohutus ja tervishoid
Allfunktsi ooni kirjeldus Õiguslik alus 1.9-1 Tervisekontrolli otsused säilitatakse 10 a pärast töötaja lahkumist (H) AvTS § 35 lg1 p11 ÜO paber HO 5. mai 2011 nr 251 1.9-2 Tööõnnetuste ja kutsehaigestumiste uurimise toimikud 55 aastat (H) AvTS § 35 lg1 p12 ÜO paber HO 5. mai 2011 nr 251 1.9-3 Tööõnnetuste ja kutsehaiguste register 55 aastat (H) AvTS § 35 lg1 p12 ÜO paber HO 5. mai 2011 nr 251 1.10 Statistikaameti ajalugu
Riikliku statistika seadus, vastu võetud 10.06.2010, jõustumine 01.08.2010 (RT I 2010, 41, 241), Statistikaameti põhimääruse kinnitamine, vastu võetud 26.07.2004 nr 130 (RTL 2004, 102, 1652), TTOS § 24 lg 5 Allfunktsioon töötervishoid ja tööohutus sisaldab tegevuste menetlust, mis on seotud tervisekontrolli, tööõnnetuste ja kutsehaigustega. 14
Allfunktsi ooni kirjeldus Õiguslik alus 1.10-1 SA tegevuse ülddokumendid, skemaatilised struktuurimuudatused, osakondade tegevuste ülevaated 10 aastat (H)
ÜO paber, elektr, esemed HO 21.11.2012 nr 125, registreeritakse DHSis 1.10-2 SA ajaloolist järjepidevust kajastavad dokumendid ja õiendid AV
ÜO, SLO paber, elektr, esemed HO 21.11.2012 nr 125 1.11 Statistikaameti nõukogude töö korraldamine
Allfunktsi ooni kirjeldus Õiguslik alus 1.11-1 Piirkondliku statistika nõukogu dokumendid AV
MAO, MO elektr HO 21.11.2012 nr 125, alates 2012, registreeritakse DHSis 1.11-2 Rahvastiku- ja sotsiaalstatistika teadusnõukogu dokumendid AV
RSSO elektr HO 21.11.2012 nr 125,uus alates 2012, protokollid on registreeritud protokollide registris DHSis 1.11-3 REL ja REGREL teadusnõukogu dokumendid AV AO elektr HO 21.11.2012 nr 125, uus alates 2012, protokollid on registreeritud protokollide registris DHSis 2 PERSONALITÖÖ
Funktsioo ni kirjeldus Õiguslik alus Funktsiooni personalitöö eesmärgiks on asutuse personalitöö korraldamine, töötajate isikukoosseis haldamine, töötajate koolituste haldamine ja konkursside läbiviimine Avaliku teenistuse seadus, Töölepingu seadus, Statistikaameti põhimääruse kinnitamine, vastu võetud 26.07.2004 nr 130 (RTL 2004, 102, 1652) Allfunktsioon statistikaameti nõukogude dokumendid sisaldab järgmiste nõukogude dokumente: rahvastiku- ja sotsiaalstatistika teadusnõukogu, rahva ja eluruumide loenduse teadusnõukogu, piirkondliku statistika nõukogu Riikliku statistika seadus, vastu võetud 10.06.2010, jõustumine 01.08.2010 (RT I 2010, 41, 241), Statistikaameti põhimääruse kinnitamine, vastu võetud 26.07.2004 nr 130 (RTL 2004, 102, 1652) Riikliku statistika seadus, vastu võetud 10.06.2010, jõustumine 01.08.2010 (RT I 2010, 41, 241), Statistikaameti põhimääruse kinnitamine, vastu võetud 26.07.2004 nr 130 (RTL 2004, 102, 1652) Allfunktsioon statistikaameti ajalugu hõlmab statistikaametis koostatud ajaloolisi ülevaateid. Võimalikke tekkinud kirjutisi osakondade ja talituste ajaloolisest muutumisest ning ülesannete muutumist ajas. Statistikaametis loodud esemelist kogu (näiteks erinevate rahvaloendustel kasutatud esemeid). Samuti on kajastatud asutuse järjepidevust tõendavate dokumentide kogum. 15
2.1 Personalitöö korraldamine
2.1-1
Personalialased käskkirjad
50 aastat (H)
AvTS § 35 lg1
p12
ÜO
elektr
HO 5. mai 2011 nr
251,registreeritakse DHSis, VV
§74 lg1
2.1-2
Puhkuste käskkirjad
H
HO 5. mai 2011 nr 251,
lõpetatud alates 30.06.2010
2.1-3
Personalikäskkirjade esildised
3 aastat (H)
AvTS § 35 lg1
p12
ÜO
elektr
HO 5. mai 2011 nr 251,
registreeritakse DHSis
2.1-4
Puhkuse esildis-korraldus
7 aastat (H)
AK - AvTS
§35 lg 1 p 12 -
puhkuse
muudatused
eraelulistel
põhjustel
ÜO
elektr
lõpetatud
2.1-5
Üleviimise teatis/ettepanek
3 aastat (H)
AK - AvTS
§35 lg 1 p 12
ÜO
elektr
HO 5. mai 2011 nr 251,
registreeritakse DHSis
2.1-6
Puhkusekorraldus
7 aastat (H)
AK - AvTS
§35 lg 1 p 12 -
puhkuse
muudatused
eraelulistel
põhjustel
ÜO
elektr
HO 5. mai 2011 nr 251,
registreeritakse
Puhkuseportaalis
2.2
Töötajate isikkoosseis
2.2-1 Töötajate isikutoimikud ja atesteerimislehed 50 aastat pärast …(H) AvTS § 35 lg1 p12 ÜO paber/elektr HO 5. mai 2011 nr 251, säilitatakse 50 a pärast töötaja lahkumist, Avaliku teenistuse seadus 2.2-2 Ametnike teenistuslehed lõpetatud alates 30.06.2010 2.2-2.1 Teenistujate lahkumise ringkäigulehed 3 aastat (H) AvTS § 35 lg1 p13, lg2 p3 ÜO elektr HO 5. mai 2011 nr 251, 2.2-3 Tööraamatute register 5 aasta pärast viimase tööraamatu kätte andmisest (H)
ÜO paber HO 5. mai 2011 nr 251, säilitatakse 5 a pärast viimase kande tegemist, ei lisandu kirjeid 16