A N D M E H A L DU S E J U H I S E D Andmekirjelduse juhis August 2023
Versioon 2.0
2 Dokumendi ajalugu
ver
muutuse sisu
autor
kuupäev
1.0
Juhise aluseks on 2019-20 Eesti andmehalduse
metoodikaprojekti raames koostatud.
„Andmekirjelduse juhis“.
Raivo Ruusalepp, Kuldar
Aas, Siim Aben; (Veiko
Berendsen)
august 2020
1.1
Struktuuri ülevaatamine ja tagasiside sisse viimine
Veiko Berendsen
märts 2021
1.2
Toimetamine
Veiko Berendsen
oktoober 2021
1.3
Uus terminite ja sõnastike osa
Veiko Berendsen
05.04.2022
1.4
Sissejuhatava peatüki täiendused
Veiko Berendsen
nov-dets 2022
1.5
Sõnastike praktilise kirjeldus juhise osa lisamine
Veiko Berendsen
dets 2022
1.7
Ver 1.3 kuni 1.5 kommentaarid
Veiko Berendsen, Kuldar
Aas
veebr-märts
2023
1.8
Andmete juhtrühmale saadetud versioon
Veiko Berendsen
13.03.2023
1.9
Märkuste sisseviimine ja toimetamine
Veiko Berendsen, Kuldar
Aas, Aune Suitsmart
juuni- aug
2023
2.0
Uus lõppversioon
Veiko Berendsen
sept 2023
Kommentaarid juhise kohta on oodatud:
Statistikaamet ([email protected]),
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium ([email protected]).
3 Sisukord 1 Sissejuhatus ....................................................................................................... 5 1.1 Üldist .......................................................................................................................................................... 5 1.2 Andmekirjeldusest saadav kasu .............................................................................................................. 6 1.3 Juhise koostamine .................................................................................................................................... 7 1.4 Andmekirjelduse juhise eesmärgid ja andmekirjelduse standard ......................................................... 8 1.5 Andmekirjelduse juhise sihtrühmad ........................................................................................................ 9 1.6 Andmekirjelduse juhise ülesehitus .......................................................................................................... 9 1.7 Andmehalduse ja andmekirjelduse õiguslik raamistik ........................................................................ 10 1.8 Andmekirjelduse koostamise metoodilised alused ja alusstandardid ............................................... 14 2 Andmekirjelduse põhimõtted ............................................................................ 18 2.1 Andmekirjelduse ja metaandmete mõiste ........................................................................................... 18 2.1.1 Andmekirjeldus ...................................................................................................................................... 18 2.1.2 Metaandmed .......................................................................................................................................... 20 2.2 Andmed ja andmestikud ........................................................................................................................ 23 2.2.1 Andmed .................................................................................................................................................. 23 2.2.2 Andmeelement ....................................................................................................................................... 26 2.2.3 Andmestik............................................................................................................................................... 28 2.2.4 Andmetabel ............................................................................................................................................ 31 2.2.5 Andmekataloog ...................................................................................................................................... 34 2.3 Mõisted, terminid, sõnastikud ............................................................................................................... 36 2.3.1 Termin ja mõiste .................................................................................................................................... 36 2.3.2 Andmekirjelduses kasutatavad sõnastikud ......................................................................................... 41 2.4 Tervikkirjeldus ........................................................................................................................................ 43 3 Andmekirjelduse koostamise korraldamine ...................................................... 46 3.1 Üldist ....................................................................................................................................................... 46 3.2 Andmekirjelduse objektide piiritlemine ................................................................................................ 48 3.3 Andmekirjelduse sõnastike kaardistamine .......................................................................................... 51 3.4 Andmekirjelduse mudeli ja arhitektuuri kavandamine ......................................................................... 53 3.5 Andmekirjeldusega seotud rollide määramine .................................................................................... 54 3.6 Andmekirjelduse loomine ja täiendamine andmekirjelduse töövahendis .......................................... 55 3.6.1 Üldist ....................................................................................................................................................... 55 3.6.2 Ärisõnastiku loomine ja andmekirjelduse töövahendiga sidumine .................................................... 56 3.6.3 Andmekirjelduse koostamine ................................................................................................................ 58 3.6.4 Andme- ja ärisõnastiku täiendamine .................................................................................................... 61 3.6.5 Andmekirjelduse kvaliteedikontroll ....................................................................................................... 62 3.7 Andmekirjelduse edastamine ................................................................................................................ 63 3.8 Andmekirjeldus seotuna andmehalduse ja organisatsiooni tegevustega ......................................... 65 Terminid ja mõisted .................................................................................................. 67 Viited ........................................................................................................................ 69
4 Joonised Joonis 1. Kolm vaadet andmehaldusele ............................................................................................ 5 Joonis 2. Juhise praktilise kasutamise soovitus............................................................................. 10 Joonis 3. Teabe/andmete inim- ja masinloetavus .......................................................................... 12 Joonis 4. Valdkonnad, asutused ja juhised ...................................................................................... 13 Joonis 5. Andmekirjelduse koht andmehalduses ........................................................................... 16 Joonis 6. Andmekirjelduse seos andmetega................................................................................... 19 Joonis 7. Metaandmete rühmad ...................................................................................................... 21 Joonis 8. Andmete ja informatsiooni käsitlus EVS-ISO/IEC 2382-1:1998 (01.01.02) põhjal ....... 24 Joonis 9. Andmete ja informatsiooni seoste käsitlus (L. Floridi)................................................... 26 Joonis 10. Andmeelement ISO/IEC 11179 järgi .............................................................................. 27 Joonis 11. Andmestik seotuna andmekataloogi ja andmeelemendiga ........................................ 29 Joonis 12. Tabeli liigid (lihtsustatud tüpoloogia) ............................................................................ 32 Joonis 13. Lihttabel ehk üksikandmed ridades ja veergudes......................................................... 32 Joonis 14. Vahetabeli näide (tunnuste teisendus ja rühmitamine) ............................................... 33 Joonis 15. Kahedimensionaalne tabel ............................................................................................. 33 Joonis 16. Tabeli esitamine lõikena ................................................................................................. 33 Joonis 17. Andmekuup, selle dimensioonid ja üksik väärtus ......................................................... 34 Joonis 18. Mitmedimensionaalne tabel ehk tabelina vormistatud andmekuup ........................... 34 Joonis 19. Tegelikkuse ja keele seos mõiste ja terminiga (ISO 1087) .......................................... 40 Joonis 20. Andmekirjelduse ja ärimõistete sõnastike üldine mudel ............................................. 42 Joonis 21. Tervikliku andmekirjelduse komponendid ..................................................................... 44 Joonis 22. Sõnastikevahelise infovahetuse mudel andmekirjelduses .......................................... 45 Joonis 23. Andmehalduse ja andmekirjelduste seos organisatsiooni muude tegevusega ......... 46 Joonis 24. Andmekirjelduse haldamise tegevused ......................................................................... 47 Joonis 25. Andmekirjelduse objektide piiritlemise tegevused ....................................................... 49 Joonis 26. Andmekirjelduse koostamine ja täiendamine (protsess) ............................................ 56
5 1 Sissejuhatus 1.1 Üldist Statistikaamet koostööpartneritega koostab ja annab andmehaldusalaseid soovituslik ke juhiseid. Juhised moodustavad metoodilise ja praktilise raamistiku andmehalduse korraldamiseks asutustes ja üleriigiliselt. Käesolev andmekirjelduse juhis on selle andmehalduse raamistiku ehk andmehaldust korraldava süsteemi osa. Andmehaldust saab vaadelda kolmes vaates: juhtimisvaates ( Data Governance ), andmehalduri tööde ja rollide vaates ( Data Stewardship ) ja andmehalduse igapäevaste tööülesannete vaates ( Data Management ). Joonisel 1 on esitatud need kolm vaadet andmehaldusele. Iga andmehaldusega seotud konkreetne suurem töölõik on seotud nii juhtimisvaate ja laiema strateegilise eesmärgiga kui ka konkreetsema vastutusega terviku ja iga osa eest eraldi.
Joonis 1. Kolm vaadet andmehaldusele Andmekirjelduse koostamine ja haldamine on üks olulisemaid ja töömahukamaid andmehalduse tegevusi. Andmekirjelduste olemasolu teeb andmed leitavaks ja mõistevaks ning toetab juhtimisotsuseid. Käesolevas juhises on täpselt näidatud, millistele andmete osadele kirjeldust koostada. Arvestada tuleb samuti sellega, et andmekirjeldused on seotud teiste andmehalduse tegevustega, nagu ka sellega, et tehniline ehk IT -vaade andmetele ja andmehaldusele pole täpselt sama, mis n-ö äriline vaade. Üheks olulisemaks küsimuseks üldse andmehalduse korraldamisel ongi see, kuivõrd n-ö juhtimislik vaade oskab ühitada valdkondliku andmetest arusaamise pädevuse ning tehnoloogilise pädevuse. Pädevus ehk sisulised ja
6
tehnilised oskused on andmehalduse korraldamisel peamine, kuid praktika on näidanud ka seda,
et volituste andmiseta ja vastutuse panemiseta on edenemine kesine.
Andmeid hallatakse metaandmete abil. Andmekirjelduse koostamine tähendab ki
andmetele neid kirjeldavate metaandmete lisamist ja nende metaandmete abil andmete
haldamist. Andmekirjeldus koostatakse ehk metaandmed lisatakse erineva u latusega
andmeüksuste tüüpidele. Väikseim selles juhises käsitletav kirjeldatav üksus on andmeelement.
Teine keskne kirjeldatav üksus on andmestik. Andmestik ja andmeelement on omavahel
hierarhiliselt seotud, kuid on veel mit u andmestruktuuri, mille kirjeldamine on praktiliselt vajalik.
Need on näiteks andmekirje, massiiv, andmebaas, andmeteenus ja andmekogu. Kõiki hallatavaid
andmeobjekte võib nimetada varadeks.1
1.2 Andmekirjeldusest saadav kasu
Ikka küsitakse juhtimisvaates, mis kasu me sellest saame, kui meil on koostatud
andmekirjeldus? Eriti pelutav on see, kui selgub, et andmekirjelduse tegemine nõuab pädevust ja
aega ega ole kergesti automatiseeritav. Lühidalt: mis on andmekirjelduse väärtuspakkumine?
Andmekirjelduse olemasolu võimaldab andmete leidmist, kasutamist ja nende mõistmist
nii inimesele kui ka masinale (arvutile). Inimesed saavad aru sõnadest, nende tähendusest ehk
mõistetest ning oskavad kasutada oskussõnu ehk termineid. Oskussõnavara ehk te rminoloogia
paremaks kasutamiseks koostatakse erinevaid oskussõnastikke. Arvutitele muudetakse andmed
mõistetavaks semantilise veebi tehnoloogiaga. Andmekirjeldust ehk metaandmeid on nimetatud
ka andmehalduse närvivõrguks, mis aitab asutusel pidada ülevaad et andmevaradest, tagab
andmete usaldusväärsuse ja võimaldab neid tõhusalt taaskasutada.
Hea andmekirjeldus võimaldab tuvastada, mis andmed on olemas, hulgast
andmetest leida kiiresti vajalikud, mõista andmete tähendust ja usaldusväärsust.
Suurim kasu andmekirjeldusest on andmekasutuse tõhusus ehk kokkuhoitud aeg,
mis kuluks andmete leidmiseks ja taaskasutuseks.
Andmekirjelduse peamine roll andmehalduse raamistikus on tagada asutusesiseselt ja
asutuste üleselt teadmine olemasolevatest andmestikest ja neis sisalduvatest andmetest.
Andmekirjelduse haldamine on pidev tegevus, mille jaoks kehtestatakse organisatsioonis reeglid,
ning määratakse kindlaid rolle ja tööülesandeid täitvad töötajad.
Andmekirjeldus aitab:
• Tagada ülevaatlikkuse andmetest ja andmestikest ning andmete leitavuse. Selleks
peetakse andmekataloogi või hoitakse andmeid mingis repositooriumis. Siin on
andmehaldusel olulisi kokkupuutepunkte infohaldusega.
• Tagada andmete sisulise kirjeldamise ja tähenduse lahti seletamise. See ongi
andmekirjeldus kitsamas tähenduses, kus andmed on metaandmetega kirjeldatud.
Tähenduse paremaks esitamiseks kasutatakse sõnastikke, sh märksõnastikke.
• Mõista konkreetsete andmete kvaliteeti ehk seda, kas need andmed on kasutatavad.
Osalt on andmekvaliteedi fikseerimine samuti andmekirjeldus, sest väljendub
metaandmetes. Lisaks võivad olla määratud ja kirjeldatud ärinõuded, kuidas andmed
1 Vara mõistet tavaliselt täpsustatakse ja kasutatakse kas andmevara (data asset) või infovara (information asset) mõistet.
7
saavad üldse tekkida ja neid töödeldakse ja ka see andmekvaliteedi osa on esitatud
metaandmetena.
• Saada aru andmete usaldusväärsusest. Usaldusväärsus on usaldus andmeid loonud,
haldava ja hoidva organisatsiooni vastu. Leides näiteks veebist andmed, on alati üks
küsimus, kas need andmed avaldanud organisatsioon on usaldusväärne, nagu mõistagi
ka andmed ise. Sageli on organisatsioonide käsutuses andmeid, mida nad ise ei ole
loonud ning sel juhul on küsimus andmete päritolust ehk provenientsist. Teadmine,
millisest allikast on andmed pärit, annab selgust nende usaldusväärsusest.
• Andmetest arusaadavuse nii tehniliste kui äriliste kasutajate jaoks. Kuigi äriline ehk
sisuline kasutamine on n-ö algus ja lõpp ehk eesmärk, pole tehniline arusaadavus
taandatav ainult vahenditele. Andmetöötluses, andmeteenustes, andmeladudes jm on
andmekirjeldusest arusaamine samavõrd oluline kui andmete kasutamisel info ja
teabena.
• Andmete masintöödeldavust ja semantilist koostalitlusvõimet. Semantiline
koostalitlusvõime on ehk kõige olulisem ühtaegu andmete taaskasutust ja mõistetavust
nii inimesele kui ka masinale toetav tehnoloogia. Aga see tehnoloogia ei toimi laiemas
plaanis andmete tähenduse mõistmiseta inimese poolt, mille vormiks on kokkulepitud
sõnavara märksõnastikena, taksonoomiatena, ontoloogiatena, kuid oma aluselt igal
juhul terminoloogilis-mõistelise arusaamana andmetest. Masintöödeldavus on küll
andmete tähendusest tehnoloogiliselt lahutatav, kuid lahutamatu andmetüüpidest, ning
töötlusprotsessides on vaja teada, mis andmetega on tegu.
• Lõpuks, aga mitte vähemtähtsa teemana, aitab andmekirjeldus tagada andmete
elukäiguhalduse ning seda kahes tähenduses. Esmalt viisil, kus metaandmete abil
juhitakse andmetöötlust andmekogumisest kuni avaldamiseni ja mis on viis, kuidas
juhitakse tsüklites toimuvaid töid andmetega. See on eriti oluline ja levinud uuringutes.
Teiseks aga arhiivinduslikust vaatest, kus elukäik katab perioodi, mil andmeid
säilitatakse, aga ka toiminguid andmetega elukäigu etappide jooksul. Just see viimane
vaade on muutumas järjest tähtsamaks, et organisatsioonid hoiaksid alles andmed,
mida on vaja ja mille säilitamine on õiguslikult põhjendatud, ning hävitaksid ebavajalikud
andmed ning need, mille töötlemise eesmärk on täidetud ja milleks vajadust või
õiguslikku alust pole.
Lisaks tuleks mainida ka paari olulisemat ohtu, mis kaasneb sellega, kui andmekirjeldust
pole. Esmalt kulub tohutult aega õigete andmete leidmisele, kui vajadus on veidigi laiem tavaliselt
tehtavast tööst. Teiseks on suuri raskusi, kuidas veenduda andmete usaldusväärsuses, eriti kui
andmeid ei võeta algallikast, vaid mingitest vaheandmestikest. Kolmandaks on andmed raskesti
mõistetavad. See on nii üldine probleem, et on lausa kujunenud välja eraldi valdkond –
andmearheoloogia, mi lles kaevanda takse vanades andmebaasides ja failisüsteemides ning
püütakse tuletada leitud empiirilis e ainese alusel andmetele tähendust. Kõik, kes on pidanud
mõtisklema avatud Exceli lehe veergude tähenduse üle, teavad selle keerukust, töömahukust ja
võimatustki.
1.3 Juhise koostamine Juhis on koostatud kahes järgus:
- Statistikaameti tellimusel ja Euroopa Komisjoni Struktuursete Reformide Toetusteenistuse (SRSS) rahastatud projekti „Support for the Establishment of Data Governance Services“ („Toetus andmehaldusele. Eesti andmehalduse metoodikaprojekt“) raames 2019. a sügisest
- aasta suveni koostatud juhised. Selle töö teostasid ettevõtte Ernst & Young eksperdid
8
(projektijuht oli Siim Aben, eksperdid olid Kuldar Aas ja Raivo Ruusalepp). Juhise aluseks oli
Eestis varem andmehalduse kirjeldamise vallas tehtu ning rahvusvahelised standardid ja
parim praktika.
2. Statistikaameti ja Majandus - ja Kommunikatsiooniministeeriumi koostöös, arvestades
asutustelt saadud tagasisidet ja andmehalduse arenguid, sealhulgas nende infosüsteemide
arendusi, mis üleriigiliselt või asutustes on andmehaldust toetavatena kasutusel või
arendamisel. Käesoleva versiooni koostasid Veiko Berendsen ja Annika Uibopuu
Statistikaametist ning Kuldar Aas ja Ott Velsberg Majandus- ja
Kommunikatsiooniministeeriumist.
1.4 Andmekirjelduse juhise eesmärgid ja andmekirjelduse standard
Juhis on loodud selleks, et hõlbustada organisatsioonidel kvaliteetsete ning riigiüleselt ühtlaste
andmekirjelduste koostamist. 2019. a sügisel läbi viidud hetkeolukorra analüüs näitas, et
andmete kirjeldamisele on seni pööratud asutustes vähe tähelepanu ja ühtne praktika puudub.
Seetõttu on andmekirjelduse juhise peamine eesmärk levitada parimaid praktikaid ja soovitada
töövõtteid ning juhendada organisatsioone andmekirjelduse koostamisel ja haldamisel.
Juhise järgimine aitab kaasa andmehalduse raamistiku terviklikule rakendamisele
organisatsioonis. Juhise järgi koostatud andmekirjelduste avalikustamine annab teistele
organisatsioonidele, andmete potentsiaalsetele kasutajatele ja ühiskonnale tervikuna võimaluse
võrreldavaks ülevaateks kogutavatest ja olemasolevatest andmetest. Sellise ülevaate omamine
võimaldab andmeid nutikamalt kasutada.
Praeguseks on loodud selle juhisega kokkukäiv andmekirjelduse standard2, mis esitab
loetelu kohustuslikest ja soovituslikest kirjelduselementidest, nende tähendusest näidetega ning
tehnilistest ja semantilistest seostest. Standard on vormistatud selle juhise lisana 1. Standardi
rakendamine organisatsioonis tagab kokkulepitud kujul ja semantikaga koostatud kirjelduse
masintöödeldavuse. Andmekirjelduse standardi väljatöötamisel on võimalikult palju kasutatud
rahvusvahelist praktikat, peamiseks aluseks on andmekataloogi sõnastiku DCAT („Data Catalog
Vocabulary“) rakendusprofiili DCAT-AP versioon 2.1.03.
Lisaks käesolevale juhisele ja andmekirjelduse standardile on Riigi Infosüsteemi Amet koos
Statistikaameti ja Majandus - ja Kommunikatsiooniministeeriumi ga on välja arendanud
asutustesse paigaldatav a andmehalduse rakendus e RIHAKE 4. Selle eesmärk on võimaldada
andmekirjelduse standardi järgi kirjeldada asutuse andmestikke ja neis sisalduvaid andmeid,
andmestikes kasutatavaid klassifikaatoreid ja loendeid, koostada andme - ja ärisõnastikke,
edastada andmekirjeldusi teistesse süsteemidesse. RIHAKE toetab andmete haldamist asutuses
ja võimaldab seeläbi parandada andmete taaskasutatavust ja leitavust.
Ühtsetel põhimõtetel loodud andmekirjeldused tagavad andmete parema leitavuse ja
mõistmise, üleriigilise ja rahvusvahelise võrreldavuse ning toetavad tehnilist andmekirjelduse
vahetamist infosüsteemide vahel.
2 Andmekirjelduse standard. Ver 2.0. (Mai 2022). 3 DCAT Application Profile for data portals in Europe (ver 2.1.0, 06.12.2021); DCAT rakendusprofiil Euroopa andmeportaalidele (ver 2.1.0) 4 RIHAKEse lõppkasutaja kasutusjuhend. Ver 1.1.1. (17.01.2023)
9
1.5 Andmekirjelduse juhise sihtrühmad
Juhise sihtrühmaks on asutused ja organisatsioonid, kes loovad ja saavad, töötlevad ja säilitavad
oma ülesannete täitmiseks andmeid. Andmete all peetakse silmas andmestikke ja andmeid
andmekogudes ja muudes infosüsteemides. Töötlemise all on kõrvuti tehnilise töötlusega peetud
silmas andmete kasutamist teenuste osutamisel ehk teiste sõnadega protsessides või
menetlustes ning analüüsis , sh statistika tegemisel. Seega on juhise sihtrühm lai : andmeid
kasutatakse nii esmase infoallikana toiminguteks ja teenuste ks kui ka teisese infoallikana
uuringutes, aruandluses ja statistikas , tehes andmete alusel otsuseid . Aga eelkõige on juhise
sihtrühm andmehalduse spetsialistid ehk andmehaldurid.
Juhis on suunatud eelkõige organisatsiooni andmehalduse spetsialistidele, kuid
samuti andmeteenuseid ja andmemudeleid loovatele IT-spetsialistidele.
Andmekirjelduse juhise peamised kasutajad organisatsiooni sees on andmehaldusega
tegelevad spetsialistid, kelle ülesanne on andmekirjelduse koostamise tulemusel saada ülevaade
organisatsiooni andmestikest. Samuti on juhise sihtrühmaks IT-töötajad ja tehnilised
andmehaldurid, kes korraldavad andmetöötlust, andmeteenuseid ja asutuste -vahelist
andmevahetust, vastutavad andmebaaside ja andmeladude sisu eest jms. Ning ka
infosüsteemide ja andmeteenuste arendajad. Andmehaldus võiks olla osaks infosüsteemi
funktsionaalsusest, nagu seda on arvestamine infoturbega. Andmekirjelduste kaudu andmetest
arusaamine tõhustab asutuse infosüsteemide arendamist ja uuendamist . Eriti palju on sellest
kasu, kui on vaja andmeid migreerida. Veel üks sihtrühm on organisatsioonide juhid, kes saavad
kvaliteetsema sisendi juhtimisotsuste tegemiseks, ning andmepõhise juhtimise eest vastutavad
töötajad ja teised andmete kasutajad, kes saavad ülevaate organisatsiooni andmestikest ja
nende haldamisest.
Andmekirjelduse juhis on andmehalduri töövahend!
Väljaspool konkreetset organisatsiooni on juhis mõeldud riigi keskse te andmehalduse
rakenduste (RIHA, RIHAKE, andmeportaalid ) halduritele ja kasutajatele . Nad saavad ülevaate
sellest, milliseid andmeid ja kus kogutakse ja säilitatakse, aga kõige tähtsam on, et see võimaldab
tagada infosüsteemide vahelise koostalitlusvõime.
Juhisest on abi ka andmehalduse le lähedaste valdkondade töötajatele, eelkõige nendele,
kes tegelevad infoturbega, kvaliteedijuhtimisega ning infohaldusega. Laiemalt võib juhisest olla
abi ka nendel, kes vajavad teadmisi andmekirjeldustest, avaandmetest ning metaandmete kasust
andmete kasutamisel.
1.6 Andmekirjelduse juhise ülesehitus
Võrreldes juhise esimese versiooniga , on käesolevas versioonis tehtud olulisi muu datusi
alapeatükkides. Sissejuhatavas osas on enam lahti kirjutatud andmehalduse tähendusväljad ja
andmekirjeldusest saadav kasu. Peatükis 2 on põhjalikumalt käsitletud mõningaid olulisi
andmehalduse ja andmekirjelduse mõisteid. Peatükk 3 „Andmekirjelduse koostamise
korraldamine“ järgib suuresti esimese versiooni ülesehitust ja teksti. See keskendub
andmekirjelduse koostamise korraldamisele organisatsioonis. Joonisel 2 on viidatud,
10 kuidas selline üldine andmekirjelduse koostamise korraldus on seotud konkreetse andmekirjelduse rakenduse kasutamisega. Uud ne on esimese versiooniga võrreldes see, et vahepeal on arendatud välja asutustele mõeldud andmehalduse töövahend RIHAKE. Üldistatud pilt andmekirjelduse koostamisest konkretiseerub kahes osas: esiteks konkreetse organisatsiooni töökorralduse vaates ja teiseks kasutava tarkvararakenduse vaates, milleks võib olla RIHAKE või mõni muu rakendus. Lisatud on peatükk 4, mis on kõige praktili sem. See on sõnastike koostamise praktiline juhis . Just sõnastikega seonduv on rakendamisel kõige enam juhendamist nõudev osa, sest see on uudne. Iga peatükk on kasutatav ka iseseisvalt . Peatükk 2 annab kasutajatele ühtse mõistete ja terminite süsteemi ehk erialakeele ja valdkonna kontseptuaalse mõistmise. Erinevalt varasemast versioonist on andmekirjelduse standard , mis oli enne juhise lisas, vormistatud eraldi dokumendina. Üldiselt peaks andmekirjelduse koostamine peaks toimuma seda võimaldava rakenduse abil, nagu näiteks RIHAKE. RIHAKEse kasutamiseks on olemas rakenduse lõppkasutaja juhis.5
Joonis 2. Juhise praktilise kasutamise soovitus
Kui asutuste s on kasutusel oma andmekirjelduse või andmehalduse rakendus, on
soovitatav käesoleva juhise, andmekirjelduse standardi ja rakenduse juhise alusel koostada
asutusesisene normdokument, mis seob kirjelduse konkreetse tööprotsessiga vastavalt rollidele
ja tegevustele, mida just selles asutuses rakendatakse. See normdokument võib olla asutuse
kvaliteedidokumentatsiooni osa ning seda saab kasutada andmehalduse töö tõhususe
hindamisel.
1.7 Andmehalduse ja andmekirjelduse õiguslik raamistik Üldseaduseks, millega andmete valdkonda reguleeritakse, on avaliku teabe seadus 6. Teave, informatsioon ja andmed on mitmetähenduslikud mõisted, millel on kehtiva s õiguses kitsamad tähendused. Nii nimetatakse teavet, mille kasutamist ei ole piiratud , avaandmeteks. Osa avaandmeid määratletakse kui väärtuslikud andmestikud. Eraldi on seaduses peatükk ja käsitlustraditsioon andmekogude kohta. Just selle peatüki paragrahvis „Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja “ on lõige, mis sätestab, et a ndmehalduse valdkonda koordineerib Statistikaamet. Eesti õiguslikus raamistikus on mitu kihti, mis on kogunenud sinna aja jooksul ja millele on viimastel aastatel lisandunud Euroopa Liidu õigusega ühildumise aspekt . Vastu on võetud
5 RIHAKEse lõppkasutaja kasutusjuhend (ver 1.3 15.05.2023) [25.07.2023] 6 Avaliku teabe seadus. RT I 2000, 92, 597.